Kiểm hàng tại sạp Quảng Châu nên làm theo bốn lớp, theo đúng thứ tự: đếm số lượng theo phiếu ghi hàng, đối chiếu mã, màu, size với mẫu đã chọn, mở ngẫu nhiên vài bịch nguyên để soi lỗi, rồi xem cách sạp đóng gói. Toàn bộ việc này nên xong trước khi trả nốt tiền và trước khi hàng rời khỏi sạp. Ra khỏi sạp rồi, mọi sai lệch đều thành chuyện kể lại, mà chủ sạp đang bận tiếp khách khác thì ít khi nhớ ra.
Nhiều người đi chợ bỏ qua bước này vì ngại: sạp đông, chủ sạp giục, bịch đã đóng sẵn trông gọn gàng, mở ra thì sợ làm phiền. Nhưng chính bịch đóng sẵn là chỗ hay có chuyện: lẫn size, thiếu màu, hàng lỗi xen giữa, hoặc đơn giản là sạp lấy nhầm mã gần giống. Bài này đi qua từng lớp kiểm, việc cần chuẩn bị trước để kiểm nhanh, cách kiểm mà không làm mất lòng người bán, và xử lý khi phát hiện sai lệch ngay tại chỗ.
Vì sao phải kiểm ngay ở sạp, không đợi về khách sạn
Lý do thứ nhất là quyền thương lượng. Khi tiền chưa trả hết và hàng còn ở sạp, chủ sạp có động lực sửa sai ngay: đổi bịch, bù size, rút món lỗi. Khi tiền đã trả, hàng đã rời đi, việc đổi phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí của họ, và một người khách lạ lần đầu đến sạp thường không được ưu tiên.
Lý do thứ hai là bằng chứng. Ở sạp, cả hai bên cùng nhìn thấy món hàng, cùng thấy bịch còn nguyên. Về đến khách sạn hay kho gom, hàng đã qua tay người đẩy hàng, nhân viên kho, đã có thể bị lẫn với hàng của sạp khác. Lúc đó rất khó chứng minh món lỗi đến từ sạp nào, hay chiếc áo bị thiếu là do sạp không đưa hay do rơi trên đường.
Lý do thứ ba là thời gian. Một chuyến đánh hàng thường chỉ vài ngày, mỗi ngày đi nhiều tầng chợ. Nếu phát hiện lỗi vào tối thứ ba, khi hôm sau đã phải về, gần như không còn cách quay lại. Kiểm tại sạp tốn thêm vài phút mỗi điểm dừng, nhưng tiết kiệm được nhiều giờ chạy lại và những khoản không đòi được.
Cũng cần nói rằng kiểm tại sạp không có nghĩa là nghi ngờ người bán. Ở chợ sỉ, sai sót phần lớn do nhầm lẫn khi đông khách, khi nhân viên gom hàng từ kho. Chủ sạp làm ăn lâu năm hiểu rằng khách kiểm kỹ là khách nghiêm túc, và kiểm xong đúng đủ thì lần sau làm việc nhanh hơn.
Chuẩn bị trước để kiểm nhanh
Kiểm nhanh hay chậm phụ thuộc phần lớn vào việc chuẩn bị trước khi bước vào chợ. Những thứ dưới đây giúp mỗi lần kiểm chỉ mất vài phút thay vì nửa giờ:
- Sổ ghi hàng hoặc bảng trên điện thoại có sẵn cột: mã sạp, mã hàng, màu, size, số lượng, đơn giá, đã trả, còn lại, ghi chú. Ghi ngay khi chốt, không đợi đến tối.
- Ảnh mẫu đã chọn của từng mã, chụp cả mặt trước, mặt sau, nhãn mác, chi tiết đặc trưng như khuy, khoá, hình in. Ảnh này là căn cứ để so khi sạp đưa hàng từ kho ra.
- Danh sách lỗi phải kiểm theo nhóm hàng: quần áo thì đường may, vết bẩn, lỗ thủng, màu loang; giày thì keo, đế, đôi lệch; túi thì khoá kéo, quai, lớp lót. Viết sẵn để không quên khi vội.
- Bút dạ không phai và băng keo màu để đánh dấu bịch đã kiểm, viết mã sạp lên bịch ngay tại chỗ.
- Thước dây nhỏ để đo nhanh một hai số đo chính khi nghi lẫn size.
- Câu nói ngắn đã chuẩn bị bằng tiếng Trung hoặc trên ứng dụng dịch: xin mở bịch kiểm, thiếu một chiếc, đổi size này, chiếc này bị lỗi. Nói được ngắn gọn giúp không khí nhẹ nhàng hơn.
Người đi chợ lâu năm thường có thói quen chụp luôn tờ phiếu ghi hàng của sạp cạnh đống hàng đã kiểm. Một bức ảnh như vậy thay được rất nhiều lời giải thích về sau.
Bốn lớp kiểm theo thứ tự
Thứ tự quan trọng: đếm trước rồi mới soi chất lượng, vì đếm sai thì soi kỹ đến mấy cũng không giải quyết được chuyện thiếu hàng. Mỗi lớp có mục tiêu riêng.
- Lớp 1, đếm theo phiếu. Đếm số bịch, số chiếc trong mỗi bịch, so với phiếu của sạp và sổ của mình. Chưa cần mở bịch nếu bịch trong suốt, nhìn được số chiếc.
- Lớp 2, đối chiếu mã, màu, size. So từng mã với ảnh mẫu đã chọn: đúng kiểu, đúng màu, đúng chi tiết. Đếm size theo dây size đã thống nhất. Lẫn mã gần giống là lỗi phổ biến nhất ở bước này.
- Lớp 3, mở ngẫu nhiên để soi lỗi. Chọn vài bịch ở các vị trí khác nhau, không chỉ bịch trên cùng, mở ra kiểm vài chiếc theo danh sách lỗi đã chuẩn bị. Nếu tỷ lệ lỗi trong mẫu kiểm cao, mở thêm.
- Lớp 4, kiểm cách đóng gói. Bịch có kín không, hàng gấp có bị ép nhàu quá mức không, hàng có mùi ẩm không, bao ngoài có chắc không. Đóng gói kém ở sạp là nguồn của hàng nhăn, hàng ẩm khi về tới nơi.
Với lô nhỏ vài chục chiếc, có thể kiểm hết từng chiếc. Với lô lớn, kiểm theo mẫu là cách thực tế; điều quan trọng là mẫu phải được chọn ngẫu nhiên, không để người bán chọn hộ.
Lỗi hay gặp theo nhóm hàng và cách soi nhanh
Bảng dưới đây gom các lỗi hay gặp nhất ở chợ sỉ, kèm cách soi trong vài giây mỗi chiếc. Không thay được kiểm kỹ, nhưng đủ để phát hiện lô có vấn đề.
| Nhóm hàng | Lỗi hay gặp | Soi nhanh thế nào |
|---|---|---|
| Áo, váy | Chỉ thừa, đường may bỏ mũi, vết bẩn, lỗ kim, màu loang giữa thân và tay | Lộn trái xem đường may sườn, soi dưới đèn phần thân trước, so màu tay áo với thân |
| Quần, jeans | Hai ống lệch dài, khoá kéo kẹt, cúc lỏng, màu lệch giữa hai ống | Gập đôi so hai ống, kéo khoá vài lần, giật nhẹ cúc |
| Đồ len | Tuột mũi, lỗ, xù lông, sai thành phần so với lời chào | Kéo căng nhẹ nhìn mặt len, xem cổ tay và gấu |
| Giày dép | Keo lem, đế bong, hai chiếc lệch màu hoặc lệch size | Bẻ nhẹ mũi giày, đặt hai chiếc cạnh nhau, nhìn số size trong lòng giày |
| Túi xách | Khoá kéo kẹt, quai bong, lớp lót rách, mép sơn tróc | Kéo khoá hết hành trình, giật quai, lật lớp lót |
| Phụ kiện | Xi mạ tróc, đá rơi, khoá cài lỏng, lẫn mẫu | Lắc nhẹ, mở đóng khoá cài, xem mặt sau |
Một mẹo nhỏ: khi mở một bịch, kiểm chiếc nằm giữa và chiếc dưới cùng trước. Chiếc trên cùng thường là chiếc đẹp nhất do người đóng bịch vô thức đặt lên.
Kiểm mà không làm mất lòng chủ sạp
Nói trước khi mở. Báo với chủ sạp rằng mình sẽ kiểm một số bịch trước khi trả tiền nốt. Khi đã nói trước, việc mở bịch là thủ tục, không phải hành động nghi ngờ.
Kiểm gọn ở góc, không bày ra lối đi. Sạp ở chợ sỉ thường chật, lối đi đông. Kiểm ở góc sạp hoặc ngay ngoài cửa, không trải hàng chắn khách khác. Kiểm xong gấp lại gần như cũ.
Chỉ ra lỗi bằng món hàng, không bằng lời trách. Đưa chiếc áo lỗi, chỉ vào đường may hỏng, nói ngắn gọn cần đổi. Tránh giọng gay gắt hay nhận xét chung về chất lượng của cả sạp.
Đừng giữ sạp quá lâu vào giờ đông. Nếu lô lớn và sạp đang đông khách, có thể thống nhất để hàng lại, quay lại kiểm vào lúc vắng hơn, hoặc nhờ sạp mang ra một chỗ rộng hơn.
Ghi nhận khi sạp làm đúng. Một lời cảm ơn khi hàng đủ, đúng giúp mối quan hệ tốt lên. Lần sau gọi điện đặt từ xa, chủ sạp nhớ bạn là khách kỹ tính nhưng dễ chịu.
Phát hiện sai lệch ngay tại chỗ thì xử lý thế nào
Với thiếu hàng: chỉ ra số lượng thiếu theo phiếu, đề nghị sạp bù ngay từ kho. Nếu hàng đã hết, thống nhất trừ tiền, ghi rõ lên phiếu, chụp ảnh phiếu đã sửa. Không chấp nhận lời hứa giao sau mà không có ghi chép.
Với sai mã, sai màu, sai size: đổi ngay bằng hàng đúng. Nếu sạp không có, quyết định nhận hay không dựa trên khả năng bán của món thay thế, không vì ngại mà nhận cho xong. Một bịch sai size nằm trong kho shop nhiều tháng còn tốn hơn một cuộc thương lượng khó chịu ở sạp.
Với hàng lỗi: tách món lỗi ra, đề nghị đổi. Nếu tỷ lệ lỗi trong mẫu kiểm cao, nên mở thêm bịch để biết mức độ, rồi quyết định đổi cả lô, giảm số lượng hay bỏ mã đó. Đừng nhận lô có tỷ lệ lỗi cao chỉ vì được giảm giá; về tới nơi, khách của shop không biết chuyện giảm giá, họ chỉ thấy hàng lỗi.
Sau khi xử lý xong, ghi lại mọi thay đổi lên phiếu của sạp và sổ của mình, rồi mới trả tiền nốt. Dán băng keo đánh dấu bịch đã kiểm, viết mã sạp lên bịch. Việc này giúp khâu gom hàng buổi tối không lẫn, và nếu sau này phát hiện lỗi ở bịch chưa mở, bạn biết chính xác nó đến từ đâu.
Giữ bằng chứng của lần kiểm
Kiểm xong mà không ghi lại thì giá trị của việc kiểm chỉ còn một nửa. Khi về Việt Nam, mở kiện thấy một bịch thiếu hay một chiếc lỗi, câu hỏi đầu tiên là: lúc ở sạp đã kiểm bịch này chưa, kiểm thấy gì. Không có ghi chép thì không trả lời được, và cũng không biết lỗi nằm ở sạp hay ở khâu vận chuyển.
Cách ghi đơn giản nhất là ba bức ảnh cho mỗi sạp: một ảnh toàn bộ số bịch đã kiểm xếp cạnh nhau, một ảnh tờ phiếu sạp đã sửa nếu có, một ảnh chiếc hàng lỗi đã đổi nếu có. Thêm một dòng trong sổ: đã mở mấy bịch, thấy mấy lỗi, đã xử lý thế nào. Với lô có giá trị cao, quay một đoạn video ngắn lúc đếm.
Bằng chứng này dùng vào ba việc. Một là đòi bù khi phát hiện thiếu sau này. Hai là đánh giá sạp sau mỗi chuyến: sạp nào lần nào cũng đúng đủ, sạp nào hay sót. Ba là phân biệt lỗi do sạp với lỗi phát sinh trên đường về, vì hai loại lỗi này đòi hai người khác nhau. Sau vài chuyến, những ghi chép tưởng nhỏ này trở thành danh sách sạp đáng tin của riêng shop, thứ không ai bán được cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Sạp không cho mở bịch kiểm thì làm sao?
Một số sạp ngại mở bịch vì sợ hàng nhàu hoặc mất thời gian. Có thể đề nghị chỉ mở một hai bịch ngẫu nhiên, tự gấp lại cẩn thận. Nếu sạp vẫn kiên quyết từ chối mọi kiểm tra với lô lớn, đó là tín hiệu nên cân nhắc lại, ít nhất là giảm số lượng ở lần đầu.
Trả tiền trước rồi kiểm sau có được không?
Được nếu là sạp quen, đã làm nhiều lần và có thoả thuận đổi trả rõ. Với sạp mới, nên giữ lại một phần tiền đến khi kiểm xong. Cách phổ biến là đặt cọc khi chốt hàng và trả nốt khi nhận hàng đã kiểm.
Kiểm bao nhiêu chiếc trong một lô là đủ?
Không có con số cố định. Lô nhỏ thì kiểm hết. Lô lớn thì kiểm vài bịch ngẫu nhiên ở các vị trí khác nhau; nếu không thấy lỗi thì dừng, nếu thấy lỗi thì mở thêm để ước tỷ lệ. Phương pháp lấy mẫu theo tiêu chuẩn chỉ cần khi kiểm hàng xưởng số lượng lớn.
Hàng sạp giao thẳng về kho gom thì kiểm thế nào?
Khi không đi theo hàng, nhờ kho kiểm đếm số lượng theo phiếu sạp và chụp ảnh. Chất lượng thì khó kiểm hơn; nên thoả thuận với sạp về đổi trả hàng lỗi phát hiện khi mở kiện ở Việt Nam, và với sạp mới thì hạn chế để hàng đi mà chưa kiểm.
Có nên thuê người kiểm hộ ở chợ không?
Với lô lớn hoặc khi đặt từ xa, có người kiểm hộ giúp ích. Cần thống nhất trước danh sách lỗi, tỷ lệ mở bịch, cách chụp ảnh báo cáo. Người kiểm hộ chỉ kiểm được những gì bạn mô tả rõ, nên ảnh mẫu và tiêu chí phải chuẩn bị kỹ.
Hàng lỗi nhẹ có nên nhận để bán giảm giá không?
Chỉ khi lỗi thật sự nhẹ, sửa được, và shop có kênh bán hàng giảm giá rõ ràng với khách. Ghi rõ lỗi khi bán. Nếu không có kênh đó, hàng lỗi thường nằm trong kho và kéo giá vốn của cả lô lên.