Đóng gói hàng Quảng Châu để gửi về Việt Nam cần đạt bốn mục tiêu: hàng khô, hàng không móp méo, kiện không bị lẫn và không bị rút ruột mà không ai phát hiện. Cách làm cơ bản là chọn đúng vật liệu cho từng nhóm hàng (bao tải cho đồ mềm, thùng cứng cho giày túi và hàng dễ móp), lót lớp chống nước bên trong, quấn băng keo kín và chắc, ghi ký hiệu kiện ở nhiều mặt, rồi lập danh sách kiện ghi rõ kiện nào chứa gì.
Phần lớn hàng hỏng trên đường về không phải do xe đổ hay tàu chìm, mà do những chuyện rất nhỏ: một bao tải không lót nilon nằm dưới mưa ở bãi tập kết, một thùng giày nằm dưới năm bao quần áo, một kiện mất tờ ghi chú nên nằm nhầm kho. Bài này đi qua từng quyết định khi đóng gói, áp dụng cho kiện vài chục đến vài trăm ký của chủ shop, dù tự đóng ở khách sạn hay nhờ kho đóng hộ.
Chọn vật liệu theo nhóm hàng
Không có một kiểu đóng gói hợp với mọi thứ. Bảng dưới đây gợi ý vật liệu cho các nhóm hàng chủ shop hay gửi, kèm điều cần chú ý.
| Nhóm hàng | Vật liệu chính | Lớp bảo vệ thêm | Điều cần chú ý |
|---|---|---|---|
| Quần áo, đồ len, vải | Bao tải dệt từ nhựa | Túi nilon lớn lót bên trong; quần áo vẫn để trong bịch của sạp | Không nhồi quá căng làm rách bao; đồ trắng tách khỏi đồ màu dễ lem |
| Giày dép | Thùng carton cứng | Giữ hộp giày hoặc nhồi giấy vào mũi giày | Bỏ hộp giảm thể tích nhưng khách có thể muốn hộp; quyết định trước |
| Túi xách | Thùng carton | Nhồi giấy giữ form, mỗi túi một bao bụi hoặc túi nilon | Không đè hàng nặng lên; quai và khoá kim loại bọc lại tránh xước |
| Phụ kiện nhỏ | Hộp nhỏ đặt trong thùng lớn | Túi zip, khay chia ô | Đếm và ghi số trước khi đóng; hàng nhỏ dễ thất thoát |
| Hàng dễ vỡ | Thùng carton nhiều lớp, có thể đóng khung gỗ | Bọc từng món, chèn kín khoảng trống | Hỏi trước bên vận chuyển về điều kiện nhận hàng vỡ |
| Hàng giấy, văn phòng phẩm | Thùng carton | Túi nilon lót trong, gói hút ẩm | Giấy hút ẩm rất nhanh, cong vênh, ố |
Bao tải dệt nhẹ, rẻ, gọn, chịu được kéo lê, nên được dùng rất nhiều cho quần áo. Nhưng bao tải không chống nước và không chống đè: hàng trong bao bị ép theo hình dạng của kiện khác chồng lên. Với hàng cần giữ form, thùng cứng gần như luôn đáng chi thêm.
Chống ẩm: lớp bảo vệ quan trọng nhất mà hay bị bỏ
Quảng Châu và miền Bắc Việt Nam có những tháng mưa nhiều, nồm ẩm kéo dài. Kiện hàng đi đường bộ có thể nằm ở bãi tập kết, sân kho, trên xe tải phủ bạt nhiều ngày. Một trận mưa lúc bốc xếp, một vũng nước dưới sàn kho là đủ để nước ngấm qua bao tải dệt, thấm vào lớp hàng dưới cùng.
Hàng vải bị ẩm trong kiện kín vài ngày có thể mốc, ám mùi, loang màu sang nhau. Đồ da, giả da có thể lên mốc trắng. Giấy, hộp giày cong vênh, bong keo. Những thiệt hại này thường không được bồi thường đầy đủ vì khó chứng minh xảy ra ở khâu nào, và vì bao bì không đủ chống nước có thể bị coi là lỗi của chủ hàng.
Cách phòng rẻ và hiệu quả: lót một túi nilon lớn bên trong bao hoặc thùng trước khi xếp hàng vào, buộc kín miệng túi rồi mới khâu hoặc dán bao. Hàng trong bịch nilon của sạp đã có một lớp bảo vệ, thêm lớp lót nữa là hai lớp. Cho vài gói hút ẩm vào kiện đựng đồ da, giày, giấy. Với thùng carton, quấn thêm màng bọc bên ngoài nếu gửi vào mùa mưa.
Một lưu ý nhỏ: đừng đóng hàng khi hàng đang ẩm, ví dụ hàng vừa được giặt thử, hàng để trong phòng điều hoà rồi mang ra ngoài trời nồm. Hơi ẩm bị nhốt trong kiện kín sẽ đọng lại thành nước.
Chống móp và chống đè
Hàng nặng dưới, hàng nhẹ trên. Trong một kiện, xếp hàng nặng và cứng ở dưới, hàng nhẹ dễ móp ở trên. Với nhiều kiện, đánh dấu kiện nào không chịu đè để người bốc xếp biết.
Lấp đầy khoảng trống. Kiện có khoảng trống thì hàng bên trong xê dịch, va vào nhau khi xe xóc. Chèn giấy, xốp, hoặc chính những bịch quần áo mềm vào khoảng trống trong thùng giày, túi.
Thùng vừa khít, không phình. Thùng nhồi quá đầy thì phình ra, nắp bung, góc yếu. Thùng quá rộng thì hàng xê dịch. Chọn cỡ thùng vừa với lượng hàng.
Kiện không quá nặng. Kiện quá nặng khiến người bốc xếp phải kéo lê, quăng xuống thay vì nhấc đặt. Một số bên vận chuyển còn có giới hạn cân nặng cho mỗi kiện, hỏi trước để chia kiện cho hợp.
Giữ form giày và túi. Nhồi giấy vào mũi giày và lòng túi. Túi có khung cứng đặt đứng. Không xếp túi da mềm thành chồng cao nặng, nếp gấp sẽ hằn lâu.
Quấn băng keo và niêm phong kiện
Kiện quấn kỹ khó bị bung trên đường và khó bị mở ra rút hàng mà không để lại dấu vết. Trình tự gợi ý:
- Với thùng carton, dán băng keo theo chiều dọc nắp, rồi dán ngang theo hình chữ H ở cả mặt trên và mặt đáy. Đáy thùng là chỗ hay bung nhất khi thùng nặng.
- Với bao tải, khâu miệng bằng dây hoặc gấp miệng nhiều lần rồi quấn băng keo kín, sau đó quấn thêm vài vòng băng keo quanh thân bao theo chiều ngang và dọc.
- Dùng băng keo màu riêng hoặc có hoạ tiết riêng nếu có. Kiện bị mở rồi dán lại bằng băng keo khác màu sẽ lộ ra ngay.
- Với kiện giá trị cao, đai thêm dây nhựa quanh kiện.
- Chụp ảnh từng kiện sau khi niêm phong, thấy rõ băng keo và ký hiệu. Cân và ghi cân nặng từng kiện.
Khi nhận hàng ở Việt Nam, so tình trạng niêm phong và cân nặng với ảnh và số liệu lúc gửi. Băng keo lạ, cân hụt là căn cứ để khiếu nại ngay lúc nhận, trước khi ký.
Ký hiệu kiện: viết gì, viết ở đâu
Ký hiệu kiện là thứ giúp kiện của bạn không bị nhầm giữa hàng trăm kiện trông giống hệt nhau. Thông tin cơ bản gồm: mã khách mà kho hoặc bên vận chuyển cấp cho bạn, ký hiệu riêng của bạn (vài chữ cái), và số thứ tự kiện trên tổng số kiện, ví dụ 3 trên 12. Nếu bên vận chuyển yêu cầu, ghi thêm nơi nhận ở Việt Nam theo đúng cách họ hướng dẫn.
Viết bằng bút dạ đen, nét to, không phai khi ướt, ở ít nhất hai mặt bên và mặt trên của kiện. Kiện xếp chồng hay nằm nghiêng vẫn còn một mặt đọc được. Nếu dán phiếu in sẵn, cho phiếu vào túi nhựa trong rồi dán kín, tránh mưa làm nhoè.
Không nên ghi tên mặt hàng có giá trị hấp dẫn lên vỏ kiện, ví dụ ghi rõ đó là giày của một nhãn nổi tiếng. Thông tin hàng hoá thuộc về danh sách kiện và chứng từ khai báo với bên vận chuyển, không cần quảng cáo trên vỏ cho mọi người đi qua.
Khi kiện chỉ chứa hàng của một sạp, có thể ghi thêm mã sạp ở góc. Khi về tới nơi, kiện nào có hàng lỗi là biết ngay sạp nào cần liên hệ, không phải mở hết các kiện để tìm.
Danh sách kiện: tờ giấy nhỏ quyết định cả lô hàng
Danh sách kiện là bảng liệt kê kiện nào chứa gì. Nó vừa dùng để khai báo với bên vận chuyển, vừa để đối chiếu khi nhận hàng. Mỗi dòng nên có:
- Số kiện, ký hiệu kiện.
- Nhóm hàng và mô tả ngắn: ví dụ áo thun nữ, giày vải, túi đeo vai.
- Số lượng từng loại trong kiện.
- Mã sạp nếu kiện chứa hàng của một hoặc vài sạp.
- Cân nặng và kích thước kiện.
- Ghi chú: hàng dễ vỡ, không chịu đè, có pin, cần giữ khô.
Giữ một bản trong điện thoại, gửi một bản cho bên vận chuyển, và để một bản trong kiện đầu tiên. Khi một kiện thất lạc, danh sách cho biết ngay đã mất những gì, bao nhiêu, của sạp nào, để làm việc với bên vận chuyển và với khách đặt hàng trước.
Danh sách kiện cũng là nơi phải khai đúng tên hàng. Ghi mơ hồ kiểu "đồ dùng cá nhân" cho kiện toàn giày dép để mong nhẹ thủ tục là cách làm rủi ro: hàng có thể bị giữ để kiểm tra, và khi có tổn thất, giá trị bồi thường được tính theo đúng những gì đã khai.
Chia kiện: theo nhóm hàng, theo sạp hay theo đơn khách
Cùng một lượng hàng có thể chia thành kiện theo nhiều cách, và cách chia ảnh hưởng tới cả cước, cả việc xử lý khi có sự cố. Chia theo nhóm hàng giúp đóng gói đúng kiểu cho từng loại, khai báo rõ ràng, và tách hàng có thủ tục riêng khỏi hàng thường. Đây là cách nên làm mặc định.
Chia theo sạp hữu ích khi mua của sạp mới, chưa tin: kiện nào lỗi, thiếu là biết ngay sạp nào, không phải mở hết. Nhược điểm là nhiều kiện nhỏ, có thể không tối ưu thể tích. Cách dung hoà là trong mỗi kiện theo nhóm hàng, xếp hàng của từng sạp thành khối riêng, mỗi khối có giấy ghi mã sạp.
Chia theo đơn khách chỉ hợp khi shop đã nhận đặt trước một số đơn lớn, ví dụ một khách sỉ đặt cả lô. Đóng riêng giúp giao ngay khi về mà không phải tháo kiện chia lại.
Dù chia cách nào, nguyên tắc chung là không để hàng của nhiều nhóm thủ tục lẫn trong cùng một kiện, không để một kiện quá nặng hoặc quá to so với cách bốc xếp, và ghi tất cả vào danh sách kiện để không phải dựa vào trí nhớ.
Đóng gói ở khách sạn: chuẩn bị gì trước
Nhiều người đi chợ tự đóng kiện ở phòng khách sạn vào tối cuối. Chuẩn bị trước những thứ sau giúp việc này gọn và không làm hỏng hàng:
- Mua sẵn bao tải, túi nilon lót, băng keo ở khu chợ; các cửa hàng vật tư đóng gói quanh chợ sỉ thường bán đủ.
- Một chiếc cân treo nhỏ để cân từng kiện trước khi giao kho.
- Kéo, dao rọc giấy, bút dạ đen, băng keo màu riêng.
- Hỏi khách sạn có cho đóng hàng trong phòng không, có chỗ để kiện chờ xe không.
- Dọn một khoảng sàn sạch, khô; trải túi nilon xuống sàn trước khi xếp hàng.
- Đóng xong kiện nào, chụp ảnh và ghi vào danh sách kiện ngay kiện đó, không đợi xong hết.
Nếu lượng hàng lớn, nhờ kho đóng sẽ nhanh hơn, nhưng tự đóng ở khách sạn cho phép bạn nhìn thấy từng món đi vào kiện nào, điều mà người lần đầu gửi hàng rất nên làm ít nhất một lần.
Câu hỏi thường gặp
Có nên hút chân không quần áo để giảm thể tích?
Hút chân không giảm thể tích đáng kể với đồ len, áo phao, chăn. Với áo sơ mi, váy vải mỏng, nén mạnh để lại nếp nhăn sâu, tốn công là trước khi bán. Cân nhắc giữa tiền cước tiết kiệm và công xử lý khi về tới nơi.
Giữ hay bỏ hộp giày khi gửi?
Bỏ hộp giảm thể tích, giảm cước, nhưng giày dễ móp và nhiều khách muốn nhận giày có hộp. Nếu bán giày giá trung bình trở lên, giữ hộp và đóng thùng cứng. Nếu bán giày giá thấp không kèm hộp, có thể bỏ hộp, nhồi giấy mũi giày.
Nhờ kho đóng gói hộ có tốt hơn tự đóng không?
Kho đóng nhanh và có vật liệu sẵn, nhưng họ đóng theo cách chung cho mọi khách. Với hàng cần giữ form hoặc dễ vỡ, dặn rõ yêu cầu và xin ảnh sau khi đóng. Phí đóng gói thường tính riêng, hỏi trước.
Kiện bị ướt khi nhận thì làm gì?
Chụp ảnh, quay video tình trạng kiện trước khi mở, ghi nhận với người giao. Mở ngay, tách hàng ướt ra phơi hoặc xử lý, chụp ảnh hàng hỏng. Gửi khiếu nại cho bên vận chuyển kèm bằng chứng trong thời hạn họ quy định.
Có nên đóng nhiều nhóm hàng chung một kiện?
Chỉ khi các nhóm hàng tương thích: cùng kiểu chịu lực, không làm hỏng nhau. Không đóng đồ có nhũ, đồ có mùi, chất lỏng chung với quần áo. Hàng thuộc nhóm có thủ tục riêng nên tách kiện để khai báo rõ ràng.
Ký hiệu kiện có nên ghi số điện thoại của mình không?
Bên vận chuyển thường yêu cầu mã khách thay cho thông tin cá nhân. Ghi theo đúng hướng dẫn của họ. Hạn chế để thông tin cá nhân trên vỏ kiện đi qua nhiều tay; thông tin liên lạc đầy đủ nên nằm trong hồ sơ gửi hàng.