Gom hàng từ nhiều sạp ở Quảng Châu cần ba thứ: mỗi lần mua có một dòng ghi chép đủ thông tin, mỗi bịch hàng mang mã của sạp ngay từ lúc rời sạp, và mọi bịch về cùng một điểm gom để đối chiếu mỗi tối. Thiếu một trong ba, đến ngày thứ ba của chuyến đi, khi đã mua ở hàng chục sạp, bạn sẽ không còn biết bịch nào của sạp nào, sạp nào đã giao, sạp nào còn nợ hàng.
Gom hàng là khâu ít được nói tới vì nó không có gì hấp dẫn: không phải chọn mẫu, không phải mặc cả. Nhưng đây lại là nơi xảy ra phần lớn chuyện mất hàng, lẫn hàng của người đi chợ lần đầu. Bài này đi qua cách ghi phiếu, cách đánh mã, cách chọn điểm gom, quy trình đối chiếu buổi tối, và cách theo dõi hàng hẹn giao sau. Phần đóng gói thành kiện để gửi đi có bài riêng.
Vì sao gom hàng là khâu dễ mất hàng nhất
Ở chợ sỉ Quảng Châu, một ngày có thể đi hàng chục sạp trong vài toà nhà. Mỗi sạp một kiểu giao hàng: có sạp đưa hàng ngay, có sạp hẹn chiều mang tới khách sạn, có sạp chuyển thẳng về kho gom, có sạp phải chờ hàng từ xưởng về. Có bịch bạn tự xách, có bịch nhờ người đẩy hàng chở. Hàng của bạn rải ra nhiều nơi, nhiều tay cùng lúc.
Trong khi đó, bịch hàng ở chợ sỉ trông rất giống nhau: túi nilon trong hoặc bao tải trắng, băng keo vàng, chữ viết tay. Người đẩy hàng, nhân viên khách sạn, nhân viên kho làm việc với hàng trăm bịch mỗi ngày. Một bịch thiếu ký hiệu rõ dễ bị để nhầm chỗ, giao nhầm người, hoặc nằm quên ở một góc.
Thêm vào đó là sổ sách: tiền đã trả đủ chưa, đã cọc bao nhiêu, sạp nào còn nợ vài chiếc, sạp nào hẹn bù size. Những chi tiết này nếu chỉ nằm trong trí nhớ sẽ rơi rụng sau ngày thứ hai. Đến khi về Việt Nam mở kiện mới thấy thiếu, không còn biết đòi ai.
Vì vậy, gom hàng cần được coi là một hệ thống nhỏ, có quy tắc từ ngày đầu, chứ không phải việc xử lý tuỳ cơ ứng biến.
Một dòng ghi chép cho mỗi lần mua
Mỗi lần chốt hàng ở một sạp, ghi ngay một dòng với đủ các cột dưới đây, trên sổ giấy hoặc bảng tính trên điện thoại. Đây là xương sống của mọi việc đối chiếu về sau.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Mã sạp | Mã ngắn bạn tự đặt, ví dụ chữ cái tên toà nhà cộng số thứ tự | Để viết lên bịch, để tra nhanh |
| Thông tin sạp | Tên toà, tầng, số sạp, cách liên lạc, ảnh mặt tiền | Để quay lại, để liên hệ khi thiếu hàng |
| Hàng | Mã hàng, màu, size, số lượng theo từng dòng | Để đếm khi nhận |
| Tiền | Đơn giá, tổng, đã trả, còn lại | Để không trả hai lần, không quên trả |
| Giao hàng | Đã nhận tay, hẹn giao tới đâu, lúc nào, ai giao | Để theo dõi hàng chưa về |
| Ảnh phiếu sạp | Ảnh tờ phiếu sạp viết, ảnh hàng đã kiểm | Bằng chứng khi có tranh chấp |
| Ghi chú | Hàng nợ, size bù, lỗi đã đổi, thoả thuận riêng | Những thứ dễ quên nhất |
Mất thêm một hai phút mỗi sạp để ghi dòng này. Bù lại, buổi tối bạn đối chiếu được trong vài chục phút thay vì cả buổi lục lọi, và khi về Việt Nam có thể truy ngược bất kỳ món hàng nào về đúng sạp.
Đánh mã sạp lên bịch ngay khi hàng rời sạp
Viết ở ít nhất hai mặt. Dùng bút dạ không phai, viết mã sạp và tên hoặc ký hiệu của bạn lên hai mặt của bịch, bao. Bịch nằm úp mặt nào cũng còn đọc được.
Dùng băng keo màu riêng. Một cuộn băng keo màu mà ít người dùng giúp nhận ra hàng của mình từ xa trong đống hàng ở khách sạn, ở kho. Quấn một vòng quanh mỗi bịch.
Đánh số bịch trong mỗi sạp. Nếu một sạp giao nhiều bịch, ghi thêm số thứ tự, ví dụ mã sạp kèm 1 trên 3, 2 trên 3. Thiếu một bịch là biết ngay.
Nhờ sạp ghi luôn lên bịch hàng giao sau. Với hàng sạp sẽ giao tới khách sạn hoặc kho, đưa sạp mã của bạn viết sẵn trên giấy, nhờ dán hoặc viết lên bịch. Chụp ảnh lúc họ viết.
Không để bịch không mã đi ra khỏi sạp. Đây là quy tắc đơn giản nhất mà cũng hay bị phá nhất khi vội. Một bịch không mã là một bịch có thể mất.
Chọn điểm gom: khách sạn, kho hay giao thẳng
Có ba cách phổ biến. Gom về khách sạn phù hợp với lượng hàng vừa phải, khi bạn tự đóng gói và sẽ mang hàng đến kho gửi vào ngày cuối. Ưu điểm là kiểm soát được, nhìn thấy hàng mỗi tối. Nhược điểm là phòng chật, có khách sạn không cho chất hàng ở sảnh, và phải tự chở hàng tới kho.
Gom thẳng về kho của đơn vị vận chuyển phù hợp khi mua nhiều, hoặc khi sạp có thể giao thẳng. Ưu điểm là đỡ khuân vác, hàng vào kho sớm. Nhược điểm là không nhìn thấy hàng; phải dựa vào kho kiểm đếm và báo lại, và nếu kho chỉ đếm số bịch chứ không mở kiểm thì lỗi bên trong vẫn chưa ai thấy.
Kết hợp là cách nhiều người dùng: hàng đã kiểm tại sạp thì cho giao thẳng về kho, hàng chưa kiểm hoặc sạp mới thì mang về khách sạn kiểm lại trước khi đưa vào kho.
Dù chọn cách nào, cần một nơi duy nhất là điểm đối chiếu cuối cùng. Hàng rải rác ở ba nơi mà không có danh sách tổng là công thức của thất lạc.
Đối chiếu mỗi tối: ba mươi phút cứu cả chuyến đi
Cuối mỗi ngày, trước khi nghỉ, làm các bước sau với sổ ghi chép và đống hàng đã về điểm gom:
- Liệt kê các bịch đã có mặt, đối chiếu với các dòng ghi chép trong ngày theo mã sạp và số bịch.
- Đánh dấu dòng nào đã nhận đủ, dòng nào thiếu bịch, dòng nào hẹn giao mà chưa thấy.
- Mở kiểm lại những bịch chưa kiểm tại sạp, theo các lớp kiểm thông thường.
- Cộng tiền đã trả trong ngày, so với số tiền mang theo còn lại, xem có khoản nào trả trùng hoặc quên trả.
- Liên hệ ngay các sạp còn nợ hàng hoặc hẹn giao mà chưa giao, ghi lại câu trả lời.
- Lập danh sách việc cho ngày mai: sạp cần quay lại, hàng cần đổi, hàng cần nhắc giao.
Ba mươi phút mỗi tối nghe có vẻ mệt sau một ngày đi bộ, nhưng mỗi vấn đề phát hiện trong ngày còn sửa được hôm sau. Vấn đề phát hiện ở Việt Nam thì phần lớn không sửa được nữa.
Hàng hẹn giao sau và hàng chờ xưởng
Một phần hàng thường không có sẵn ngay: sạp hết size, phải lấy từ kho ở xa, hoặc chờ xưởng làm thêm. Những dòng này cần được theo dõi riêng, vì chúng có thể kéo dài quá ngày bạn rời Quảng Châu.
Với hàng hẹn giao sau, thống nhất rõ ba điều: ngày giao cụ thể, giao tới đâu (khách sạn hay kho gửi hàng, ghi đúng mã kho và tên người nhận), và trả tiền thế nào (đã trả đủ, cọc một phần, hay trả khi giao). Ghi cả ba vào sổ và nhờ sạp xác nhận qua tin nhắn.
Nếu đã về Việt Nam mà hàng giao sau chưa tới kho, cần có người ở đầu kho đối chiếu cho bạn: kho báo khi nhận, gửi ảnh bịch có mã sạp, đếm số lượng. Nên chọn kho chịu làm việc này và thống nhất cách báo trước khi rời đi.
Hàng chờ xưởng còn có một rủi ro riêng: mẫu giao sau có thể khác mẫu bạn đã xem ở sạp, vì lô mới làm bằng vải khác hoặc ở xưởng khác. Nếu có thể, xin sạp gửi ảnh hoặc video hàng trước khi giao, đặt cạnh một chiếc của lô cũ, để quyết định nhận hay đổi khi hàng còn ở Quảng Châu.
Một lưu ý về tiền: với sạp mới, không nên trả đủ tiền cho hàng giao sau. Khi hàng đã đủ và kho xác nhận, mới chuyển nốt. Với sạp quen, có thể linh hoạt hơn, nhưng vẫn nên ghi rõ.
Khi điểm gom là khách sạn: hỏi trước những gì
Nhiều khách sạn quanh khu chợ sỉ đã quen với khách đi đánh hàng, nhưng mỗi nơi có quy định riêng. Hỏi trước khi đặt phòng hoặc ngay khi nhận phòng giúp tránh bất ngờ khi hàng bắt đầu đổ về:
- Khách sạn có nhận hàng do sạp, người đẩy hàng mang tới khi bạn vắng mặt không? Ai ký nhận, để ở đâu?
- Có chỗ để hàng ở sảnh hoặc kho riêng không, hay hàng phải mang hết lên phòng?
- Thang máy có dùng được để chở hàng cồng kềnh không, có giờ giới hạn không?
- Khách sạn có phụ thu khi chất nhiều hàng trong phòng không?
- Khi trả phòng, hàng có thể gửi lại vài giờ chờ xe tới chở đi không?
Khi khách sạn nhận hàng hộ, nhờ lễ tân chụp ảnh bịch lúc nhận và báo cho bạn. Ghi lại giờ nhận và số bịch vào sổ ngay khi được báo. Đây là một mắt xích nữa trong chuỗi bàn giao, và mỗi mắt xích cần có dấu vết.
Bàn giao từ điểm gom sang kho gửi hàng
Khi hàng đã gom đủ và đóng kiện, bước cuối ở Quảng Châu là bàn giao cho kho của đơn vị gửi hàng. Đây là lúc trách nhiệm với hàng chuyển từ bạn sang họ, nên cần có biên nhận rõ ràng: số kiện, ký hiệu kiện, cân nặng từng kiện hoặc tổng, kích thước nếu tính theo thể tích, ngày giờ nhận, người nhận.
Đếm số kiện cùng nhân viên kho, cân lại trước mặt họ và chụp màn hình cân, chụp ảnh toàn bộ kiện xếp cạnh nhau có ký hiệu nhìn rõ. Nếu kho đo thể tích, xem cách họ đo và ghi lại kích thước. Những con số này là căn cứ khi về Việt Nam cân lại để phát hiện kiện bị mở, bị rút hàng, và là căn cứ khi kiểm tra hoá đơn cước.
Với hàng sạp giao thẳng về kho mà bạn chưa nhìn thấy, yêu cầu kho báo lại danh sách theo mã sạp, số bịch, ảnh từng bịch. Đối chiếu danh sách này với sổ ghi chép trước khi rời Quảng Châu. Bịch nào sổ có mà kho chưa báo, liên hệ ngay với sạp tương ứng.
Giữ biên nhận và ảnh bàn giao trong cùng thư mục với sổ ghi chép của chuyến. Đến khi nhận hàng ở Việt Nam, bộ hồ sơ này cho phép đối chiếu từ đầu tới cuối: sạp giao gì, kho nhận gì, kiện nào chứa gì, và về đến nơi còn đủ hay không.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đặt mã sạp theo tên sạp tiếng Trung không?
Không cần. Mã do bạn tự đặt, ngắn, dễ viết, dễ đọc là tốt nhất, ví dụ chữ cái đầu tên toà nhà kèm số thứ tự. Tên sạp đầy đủ và thông tin liên hệ ghi trong sổ, còn trên bịch chỉ cần mã ngắn.
Thuê người đẩy hàng có an toàn không?
Đây là dịch vụ quen thuộc ở các khu chợ sỉ. Để an toàn, ghi lại số bịch giao cho họ, chụp ảnh, ghi rõ điểm đến, và có mặt hoặc có người nhận ở điểm đến. Đừng giao hàng chưa đánh mã cho người đẩy hàng.
Đi nhóm thì gom hàng chung thế nào cho khỏi lẫn?
Mỗi người một màu băng keo và một ký hiệu riêng, dù hàng gom chung một chỗ. Sổ ghi chép tách theo người. Khi đóng kiện, mỗi người một kiện riêng hoặc ghi rõ kiện chung chứa hàng của ai, bao nhiêu chiếc.
Sạp giao thiếu khi đã về Việt Nam thì xử lý ra sao?
Dùng sổ ghi chép và ảnh phiếu sạp làm căn cứ, liên hệ sạp nêu rõ ngày mua, mã hàng, số lượng thiếu. Sạp quen thường bù ở lần gửi sau. Với sạp mới, khả năng đòi phụ thuộc vào việc bạn còn giữ phần tiền chưa trả hay không.
Có cần cân từng bịch khi gom không?
Không bắt buộc, nhưng cân ước lượng giúp dự trù cước và phát hiện bịch bất thường. Một bịch nhẹ hơn hẳn so với bịch cùng loại có thể là thiếu hàng. Một chiếc cân treo nhỏ trong hành lý là đủ dùng.