Kho nhận hàng ở Quảng Châu là nơi các đơn vị vận chuyển hàng về Việt Nam tập kết hàng của nhiều khách: nhận hàng từ sạp hoặc từ chính bạn, ghi nhận theo mã khách, cân đo, lưu chờ đủ chuyến, đóng gói lại nếu cần, rồi xuất đi. Với chủ shop, kho là chặng mà hàng rời khỏi tầm mắt, nên phải hiểu kho làm những gì, không làm những gì, và lấy những bằng chứng gì ở mỗi lần bàn giao.
Nhiều người gửi hàng nghĩ kho chỉ là chỗ để hàng. Thực ra phần lớn chuyện thiếu hàng, lẫn hàng, phát sinh phí bất ngờ đều xảy ra hoặc được phát hiện ở đây. Bài này mô tả các công việc của một kho nhận hàng điển hình, các khoản phí cấu thành nên tiền bạn trả, những câu nên hỏi trước khi gửi, cách đọc biên nhận, và các dấu hiệu nên dừng. Không nhắc tên kho hay công ty nào; mọi con số đều là ví dụ giả định.
Kho làm gì với hàng của bạn
Một kho nhận hàng điển hình làm năm việc. Thứ nhất là nhận hàng: từ sạp giao tới, từ người đẩy hàng, hoặc từ chính khách mang tới. Hàng được ghi nhận theo mã khách viết trên kiện. Kiện không có mã hoặc mã không rõ là kiện có nguy cơ nằm ở góc "hàng chưa có chủ".
Thứ hai là cân đo và chụp ảnh: mỗi kiện được cân, đo kích thước nếu tính cước theo thể tích, chụp ảnh. Những số liệu này là căn cứ để tính cước sau này, và cũng là bằng chứng tình trạng kiện lúc vào kho.
Thứ ba là kiểm đếm, ở các mức khác nhau. Mức cơ bản chỉ đếm số kiện. Mức chi tiết hơn là mở kiện đếm số lượng theo phiếu sạp, có khi kiểm sơ chất lượng. Mức chi tiết thường là dịch vụ tính phí riêng, và chỉ kiểm được những gì bạn mô tả rõ.
Thứ tư là lưu kho và gom đủ chuyến: hàng của bạn đến từ nhiều sạp vào nhiều ngày khác nhau, kho giữ lại cho đến khi đủ hoặc đến ngày xuất chuyến. Thứ năm là đóng gói lại và xuất kiện: gộp các bịch nhỏ thành kiện lớn, gia cố kiện yếu, đóng khung cho hàng vỡ nếu khách yêu cầu, rồi xếp lên xe theo lịch.
Hiểu năm việc này giúp bạn biết mình phải dặn kho những gì và chịu trách nhiệm phần nào. Kho không chọn hàng, không kiểm chất lượng thay bạn nếu không được yêu cầu, và không biết sạp đã hứa gì với bạn.
Các khoản phí cấu thành khi gửi hàng qua kho
Mỗi đơn vị gọi tên và gộp phí theo cách khác nhau. Có nơi báo một giá trọn gói, có nơi tách từng khoản. Bảng dưới đây liệt kê các khoản thường gặp để bạn hỏi cho đủ; không có con số nào là giá thật.
| Khoản | Tính theo gì (nguyên lý) | Câu nên hỏi |
|---|---|---|
| Cước vận chuyển chính | Cân nặng hoặc thể tích, lấy giá trị lớn hơn | Tính theo kg hay theo khối, quy đổi thế nào, làm tròn ra sao |
| Phí lưu kho | Số ngày lưu vượt thời gian miễn phí | Được lưu miễn phí bao lâu, quá hạn tính thế nào |
| Phí kiểm đếm | Số kiện hoặc số món được mở đếm | Đếm đến mức nào, có ảnh báo cáo không |
| Phí đóng gói lại, gia cố | Vật liệu và công | Đóng bằng gì, có ảnh sau khi đóng không |
| Phí đóng khung gỗ | Kích thước khung | Khung có làm tăng cân nặng, thể tích tính cước không |
| Phí bốc xếp, nâng hạ | Số kiện hoặc cân nặng | Có tính riêng không |
| Phí giao nội địa ở Việt Nam | Từ kho Việt Nam về tới shop | Giao tận nơi hay tự đến lấy |
| Phí bảo hiểm, khai giá trị | Phần trăm giá trị khai | Không mua thì bồi thường tối đa bao nhiêu |
Khi so hai báo giá, quy cả hai về cùng một kiện hàng mẫu và cộng đủ mọi khoản. Một báo giá cước chính thấp nhưng thu thêm nhiều khoản phụ có thể cao hơn một báo giá trọn gói.
Câu nên hỏi trước khi gửi hàng vào một kho
Hỏi đủ trước khi giao kiện đầu tiên, và xin câu trả lời bằng tin nhắn để có thể xem lại:
- Mã khách của shop là gì, ghi lên kiện thế nào? Sạp giao tới thì cần ghi gì?
- Khi nhận hàng, kho báo cho chủ hàng bằng cách nào, có gửi ảnh từng kiện và cân nặng không?
- Kho kiểm đếm đến mức nào nếu không trả thêm phí? Muốn đếm chi tiết thì thế nào?
- Hàng được lưu miễn phí bao lâu? Bao lâu thì có chuyến xuất?
- Những loại hàng nào kho không nhận hoặc phải khai riêng?
- Khi về Việt Nam, nhận hàng ở đâu, có chứng từ gì đi kèm?
- Nếu thất lạc, hư hỏng trong kho hoặc trên đường, bồi thường theo nguyên tắc nào, mức tối đa là bao nhiêu?
Câu hỏi cuối cùng thường được trả lời mơ hồ nhất. Một đơn vị nghiêm túc có điều khoản bồi thường viết sẵn. Lời hứa "yên tâm, mất đền" không có con số và điều kiện thì gần như không có giá trị khi chuyện xảy ra.
Đọc biên nhận và thông báo nhận hàng
Đối chiếu số kiện với sổ của bạn. Mỗi khi kho báo nhận hàng, đối chiếu số kiện, mã sạp nếu có với sổ ghi chép. Kiện kho báo mà sổ không có có thể là hàng của người khác bị ghi nhầm mã; kiện sổ có mà kho chưa báo cần hỏi sạp ngay.
Xem cân nặng từng kiện. Cân nặng kho ghi là căn cứ tính cước và căn cứ đối chiếu khi nhận ở Việt Nam. Nếu một kiện nặng bất thường so với ước tính, hỏi lại; nếu nhẹ bất thường, có thể thiếu hàng từ sạp.
Xem ảnh tình trạng kiện. Kiện rách, ướt, móp lúc vào kho thì yêu cầu kho ghi nhận và gia cố. Đây cũng là bằng chứng hư hỏng xảy ra trước khi hàng rời Quảng Châu.
Lưu lại mọi tin nhắn xác nhận. Thông báo nhận hàng, biên nhận, xác nhận xuất chuyến đều nên lưu theo từng lô. Đến khi có tranh chấp, đây là chuỗi bằng chứng duy nhất.
Lưu kho bao lâu là vừa
Hàng nằm trong kho lâu có ba bất lợi. Một là phí lưu kho, nếu vượt thời gian miễn phí. Hai là rủi ro: mỗi ngày trong kho là thêm một ngày có thể ẩm, có thể bị đè, có thể bị xếp nhầm. Ba là vốn bị chôn: hàng chưa về thì chưa bán được, và với hàng theo mùa, mỗi tuần trễ là một tuần mất doanh thu.
Ngược lại, xuất quá sớm khi hàng chưa đủ có thể làm tăng cước, vì một số cách tính có mức tối thiểu mỗi lần gửi, hoặc khiến bạn phải trả phí cố định nhiều lần. Cách cân bằng là lên kế hoạch ngày xuất ngay từ khi đi chợ: biết sạp nào giao ngày nào, chốt một ngày xuất, và chấp nhận rằng hàng của sạp giao trễ sẽ đi chuyến sau.
Với hàng hẹn giao sau nhiều ngày, đặc biệt hàng chờ xưởng, cân nhắc tách thành lô riêng thay vì giữ cả lô chờ một sạp. Kho thường làm được việc tách lô nếu được dặn trước.
Ví dụ giả định: bạn mua ở 15 sạp, 13 sạp giao trong hai ngày, 2 sạp hẹn giao sau một tuần. Giữ cả lô chờ thêm một tuần có thể tốn phí lưu kho và lỡ đợt bán đầu mùa. Xuất 13 sạp trước, 2 sạp sau thường hợp lý hơn, dù tốn thêm một lần phí cố định.
Dấu hiệu nên dừng hoặc đổi kho
Có những tín hiệu cho thấy kho hoặc đơn vị vận chuyển không đủ tin cậy cho hàng của bạn. Gặp một vài dấu hiệu sau thì nên chuyển lô sau sang nơi khác:
- Không cấp mã khách rõ ràng, không có quy trình báo nhận hàng.
- Không gửi được ảnh, cân nặng từng kiện khi được hỏi.
- Báo giá chỉ là một con số trọn gói nhưng không nói rõ bao gồm những gì, và hay phát sinh thêm khoản khi hàng đã nằm trong kho.
- Không có điều khoản bồi thường bằng văn bản, chỉ có lời hứa.
- Nhận mọi loại hàng, kể cả hàng có nhãn hiệu không rõ nguồn, hàng cấm, với lời hứa "bao hết". Hàng của bạn đi chung chuyến với hàng như vậy có thể bị giữ chung khi chuyến hàng bị kiểm tra.
- Hàng đã trong kho rồi mới đòi thêm tiền để được xuất.
- Thời gian hàng về liên tục trễ so với hẹn mà không giải thích.
Đổi kho có chi phí: làm quen lại, hướng dẫn sạp ghi mã mới. Nhưng tiếp tục với một kho không minh bạch thì chi phí ẩn còn lớn hơn, chỉ là chưa lộ ra.
Hàng không có chủ ở kho: vì sao xảy ra và cách tránh
Ở các kho nhận hàng đông khách, luôn có một góc gọi nôm na là hàng chưa có chủ: bịch không ghi mã, mã viết nhoè, mã viết sai một chữ số, hoặc mã của khách đã ngừng gửi. Những bịch này nằm chờ đến khi có người nhận ra. Với chủ shop, đó là những bịch "thất lạc" mà thật ra vẫn nằm ngay trong kho.
Nguyên nhân thường gặp nhất là sạp ghi mã theo trí nhớ, hoặc người đẩy hàng giao bịch mà không nhìn mã. Cách tránh là đưa cho sạp mã khách viết sẵn trên giấy dán, nhờ dán thẳng lên bịch, chụp ảnh lúc dán. Khi kho báo nhận hàng, đối chiếu ngay; bịch nào sổ có mà kho không báo thì hỏi kho kiểm góc hàng chưa có chủ, kèm ảnh bịch và tên sạp.
Khi tìm thấy, yêu cầu kho ghi lại mã đúng và gửi ảnh xác nhận. Lần sau, nếu thấy một sạp hay giao bịch thiếu mã, nhắc sạp hoặc tự đến lấy hàng ở sạp đó thay vì để sạp giao.
Đầu kho phía Việt Nam: chặng cuối cũng cần bàn giao
Với hầu hết đơn vị vận chuyển gom hàng lẻ, hàng sau khi về Việt Nam được tập kết ở kho của họ ở các thành phố lớn, rồi chủ hàng đến lấy hoặc được giao tiếp. Đây là lần bàn giao cuối, và cần làm kỹ như lần bàn giao ở Quảng Châu.
Khi nhận, đếm số kiện theo danh sách, cân lại từng kiện và so với cân nặng kho Quảng Châu đã ghi, kiểm tình trạng niêm phong, chụp ảnh. Kiện hụt cân đáng kể, băng keo lạ, bao rách là những điểm phải ghi nhận ngay với nhân viên kho, trước khi ký nhận. Ký nhận đủ rồi mới mở ra thấy thiếu thì rất khó đòi.
Nếu chọn giao tận nơi, nói trước với người giao rằng bạn sẽ đếm và cân trước khi ký. Phần lớn đơn vị nghiêm túc chấp nhận điều này; đơn vị nào giục ký mà không cho kiểm là đang chuyển rủi ro sang bạn.
Câu hỏi thường gặp
Sạp có tự giao hàng tới kho không?
Nhiều sạp ở chợ sỉ quen giao hàng tới các kho quanh khu chợ, có khi tính phí. Đưa sạp mã khách và địa chỉ kho viết sẵn, chụp ảnh lúc sạp ghi lên bịch, và nhờ kho báo khi nhận. Với kho xa, sạp có thể gửi qua dịch vụ chuyển nội thành.
Có thể nhờ kho kiểm chất lượng hàng không?
Một số kho nhận kiểm theo yêu cầu, tính phí riêng. Kho chỉ kiểm được những gì bạn mô tả cụ thể: lỗi nào, kiểm bao nhiêu chiếc, so với ảnh mẫu nào. Kiểm chất lượng kỹ vẫn nên do bạn hoặc người kiểm hộ có kinh nghiệm làm.
Hàng của nhiều người đi chung một chuyến có sao không?
Gom chung chuyến giúp giảm cước, là cách các kho vận hành. Rủi ro là nếu trong chuyến có hàng vi phạm, cả chuyến có thể bị kiểm tra kỹ hơn, chậm trễ. Chọn kho có quy định rõ về hàng không nhận là cách giảm rủi ro này.
Kho báo kiện nặng hơn số mình tự cân thì sao?
Hỏi kho ảnh cân của kiện đó. Chênh lệch nhỏ có thể do cân khác nhau, bao bì thêm, kho gia cố. Chênh lệch lớn cần làm rõ trước khi xuất, vì cước sẽ tính theo số kho ghi. Luôn tự cân kiện trước khi giao.
Có nên gửi hàng giá trị cao qua kho gom chung không?
Có thể, nhưng nên khai giá trị đúng, cân nhắc mua bảo hiểm, đóng gói và niêm phong kỹ, tách kiện riêng. Với hàng rất giá trị, cân nhắc cách gửi có theo dõi từng kiện và trách nhiệm bồi thường rõ hơn.