Cước gửi hàng từ Quảng Châu về Việt Nam thường được tính theo một trong hai đại lượng: cân nặng thực của kiện hoặc thể tích của kiện (quy ra ký hoặc tính theo mét khối), và đơn vị vận chuyển lấy cách cho ra số tiền lớn hơn. Hàng nặng, chắc như quần áo nén chặt thường bị tính theo ký; hàng nhẹ, cồng kềnh như giày có hộp, túi giữ form, đồ trang trí thường bị tính theo khối. Hiểu cách tính này là điều kiện để dự trù giá vốn đúng và để biết đóng gói thế nào cho đỡ tốn.
Mỗi đơn vị có bảng giá, hệ số quy đổi, cách làm tròn và phụ phí riêng, nên bài này không đưa cước thật. Nó giải thích công thức, các con số cần hỏi, hai ví dụ giả định cho hàng nặng và hàng nhẹ, các khoản phụ thường bị bỏ sót, cách giảm cước mà không phải khai sai, và cách soát lại hoá đơn cước. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Vì sao có hai cách tính
Một chiếc xe tải hay một khoang hàng bị giới hạn bởi hai thứ: tải trọng và thể tích. Chở toàn hàng nặng như sắt thép thì xe đầy tải trước khi đầy thùng; chở toàn hàng nhẹ như bông, xốp thì xe đầy thùng mà vẫn còn dư tải. Người vận chuyển phải thu đủ tiền cho cái giới hạn mà kiện hàng của bạn chiếm dụng nhiều hơn.
Vì vậy cước được tính theo trọng lượng tính cước, là số lớn hơn giữa cân nặng thực và cân nặng quy đổi từ thể tích. Một kiện nặng 20 ký mà thể tích chỉ tương đương 10 ký thì tính 20 ký. Một kiện chỉ nặng 8 ký nhưng to tương đương 25 ký thì tính 25 ký. Với các đơn vị tính theo mét khối cho hàng nhẹ, logic cũng vậy: hàng có tỷ trọng thấp hơn ngưỡng của họ thì chuyển sang tính khối.
Điều này giải thích một hiện tượng hay làm chủ shop mới bất ngờ: hai lô cùng cân nặng, một lô quần áo và một lô giày có hộp, có thể có cước chênh nhau nhiều lần. Không phải bị tính sai, mà vì lô giày chiếm chỗ nhiều hơn hẳn.
Những con số phải hỏi trước khi gửi
Trước khi gửi lô đầu với một đơn vị, hỏi đủ các thông số dưới đây. Thiếu một thông số là không tự tính được cước, phải chờ hoá đơn mới biết.
| Thông số | Ý nghĩa | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Đơn giá theo ký | Số tiền cho mỗi ký trọng lượng tính cước | Áp cho hàng nặng |
| Đơn giá theo khối hoặc hệ số quy đổi | Hoặc số tiền mỗi mét khối, hoặc hệ số chia để đổi thể tích ra ký | Áp cho hàng nhẹ cồng kềnh |
| Ngưỡng hàng nặng, hàng nhẹ | Tỷ trọng nào thì chuyển từ tính ký sang tính khối | Biết hàng của mình rơi vào bên nào |
| Cách làm tròn | Làm tròn lên từng nửa ký, từng ký, từng phần khối | Kiện lẻ có thể bị đội lên đáng kể |
| Mức tối thiểu mỗi lần gửi | Số ký hoặc số tiền tối thiểu | Gửi ít bị tính như gửi tối thiểu |
| Nhóm hàng và đơn giá theo nhóm | Một số đơn vị chia hàng thường, hàng đặc biệt với giá khác nhau | Biết lô của mình thuộc nhóm nào |
| Phụ phí | Đóng gỗ, lưu kho, kiểm đếm, giao nội địa, bảo hiểm | Cộng vào để ra tổng thật |
Xin bảng giá bằng văn bản hoặc tin nhắn và lưu lại theo ngày. Bảng giá có thể đổi theo mùa; khi hoá đơn khác với dự tính, bảng đã lưu là căn cứ để hỏi lại.
Công thức quy đổi thể tích và hai ví dụ giả định
Với cách quy đổi ra ký, công thức phổ biến là: dài × rộng × cao (tính bằng cm) chia cho một hệ số do đơn vị quy định. Với cách tính khối: dài × rộng × cao (tính bằng mét) ra số mét khối. Các bước dưới đây dùng số giả định để minh hoạ.
- Giả sử hệ số quy đổi là 6.000, đơn giá theo ký là 1 đơn vị tiền. Đây là số giả định, mỗi đơn vị có hệ số riêng.
- Ví dụ A, bao quần áo nén chặt: kích thước 60 × 45 × 40 cm, nặng thực 25 ký. Thể tích quy đổi: 60 × 45 × 40 / 6.000 = 18 ký. Cân thực 25 ký lớn hơn, nên tính cước theo 25 ký, tức 25 đơn vị.
- Ví dụ B, thùng giày còn hộp: kích thước 80 × 60 × 50 cm, nặng thực 15 ký. Thể tích quy đổi: 80 × 60 × 50 / 6.000 = 40 ký. Quy đổi 40 ký lớn hơn, nên tính theo 40 ký, tức 40 đơn vị, gần gấp ba cân nặng thật.
- Nếu cùng thùng giày B bỏ hộp, nhồi giấy, đóng vào thùng 60 × 50 × 40 cm, nặng 13 ký: quy đổi 20 ký, tính 20 đơn vị, giảm một nửa so với còn hộp.
- Với cách tính khối, thùng B có thể tích 0,8 × 0,6 × 0,5 = 0,24 m³; nhân với đơn giá khối giả định để ra cước, rồi so với cách tính theo ký để biết đơn vị áp cách nào.
Hai ví dụ cho thấy cùng một shop, cùng một chuyến, nhóm hàng khác nhau có thể chịu hai cách tính khác nhau. Khi phân bổ cước vào giá vốn từng món, nên tính riêng cho từng kiện theo đúng cách đã bị tính, thay vì chia đều theo ký cho cả lô.
Làm tròn, mức tối thiểu và phụ phí: những khoản hay bị quên
Làm tròn lên. Kiện nặng 20,1 ký có thể bị tính 20,5 hoặc 21 ký tuỳ cách làm tròn. Một kiện thì không đáng kể, nhưng một lô hai chục kiện lẻ cộng lại có thể thành vài ký không có thật. Hỏi đơn vị làm tròn theo từng kiện hay theo tổng lô.
Mức tối thiểu. Gửi một kiện nhỏ vài ký có thể bị tính theo mức tối thiểu. Gộp các kiện nhỏ, hoặc chờ đủ hàng rồi gửi một lần, thường đỡ hơn gửi rải rác.
Đóng khung gỗ. Hàng dễ vỡ có thể được yêu cầu đóng khung. Khung làm tăng cả cân nặng lẫn thể tích, nên cước tăng theo, cộng thêm tiền đóng khung.
Lưu kho và kiểm đếm. Không phải cước nhưng nằm trên cùng hoá đơn. Hàng nằm kho quá thời gian miễn phí, hay yêu cầu đếm chi tiết, đều tính thêm.
Giao nội địa ở Việt Nam. Cước thường tính đến kho của đơn vị ở Hà Nội hay TP.HCM. Từ kho về shop, hoặc đi tiếp các tỉnh khác, là một khoản riêng.
Bảo hiểm, khai giá trị. Tính theo phần trăm giá trị khai. Không mua thì phí thấp hơn, nhưng mức bồi thường khi mất thường bị giới hạn rất thấp.
Giảm cước đúng cách, không khai sai
Cách giảm cước bền vững nhất là giảm thể tích của hàng nhẹ. Với hàng bị tính theo khối hoặc theo quy đổi, mỗi phân khối không khí trong thùng đều là tiền. Bỏ hộp khi không cần, nhồi giấy thay vì để trống, chọn thùng vừa khít, gập phẳng những gì gập được, xin xưởng giao dạng tháo rời.
Cách thứ hai là ghép hàng nặng với hàng nhẹ trong cùng kiện khi hợp lý. Một thùng giày còn khoảng trống có thể chèn thêm vài bịch quần áo mềm: thể tích không đổi, cân nặng tăng, nhưng cân nặng vẫn chưa vượt mức quy đổi, nên cước gần như không đổi mà chở được thêm hàng. Cách này chỉ dùng khi hai loại hàng không làm hỏng nhau và cùng nhóm thủ tục.
Cách thứ ba là gộp chuyến để tránh mức tối thiểu và phí cố định, đặt hàng có kế hoạch thay vì gửi lắt nhắt.
Có những cách "giảm cước" không nên làm: khai tên hàng khác để được xếp vào nhóm đơn giá thấp hơn, khai cân nặng thấp hơn thực tế, nhờ người khác đứng tên để hưởng giá ưu đãi rồi hàng thất lạc không ai chịu. Những cách này đều chuyển rủi ro về phía bạn, và khi có tổn thất, khoản bồi thường được tính theo đúng thông tin đã khai.
Tỷ trọng: con số giúp đoán trước kiện bị tính theo cách nào
Muốn biết trước một kiện sẽ bị tính theo ký hay theo thể tích, dùng khái niệm tỷ trọng: cân nặng của kiện chia cho thể tích của kiện, tính ra số ký trên mỗi mét khối. Mỗi hệ số quy đổi tương ứng với một ngưỡng tỷ trọng. Ví dụ giả định: với hệ số 6.000, một mét khối (1.000.000 cm³) quy ra khoảng 167 ký. Kiện có tỷ trọng cao hơn ngưỡng này bị tính theo cân nặng thực; thấp hơn thì bị tính theo thể tích.
Áp vào hai ví dụ ở trên: bao quần áo 25 ký trong 0,108 m³ có tỷ trọng khoảng 231 ký mỗi mét khối, cao hơn ngưỡng, nên tính theo ký. Thùng giày 15 ký trong 0,24 m³ có tỷ trọng khoảng 63 ký mỗi mét khối, thấp hơn nhiều, nên tính theo thể tích.
Ý nghĩa thực tế: với hàng có tỷ trọng gần ngưỡng, mọi nỗ lực nén gọn đều không giúp giảm cước, vì kiện đã bị tính theo cân nặng. Với hàng có tỷ trọng thấp xa ngưỡng, nén gọn giảm cước gần như tương ứng. Biết tỷ trọng của các nhóm hàng mình hay lấy, bạn biết nên bỏ công đóng gói ở đâu. Ngưỡng thật phụ thuộc hệ số và cách tính của từng đơn vị.
Soát hoá đơn cước sau mỗi lô
Đến khi nhận hoá đơn cước, dành mười phút đối chiếu. Sau vài lô, bạn sẽ biết đơn vị nào tính đúng như báo, đơn vị nào hay phát sinh:
- So số kiện trên hoá đơn với danh sách kiện của bạn.
- So cân nặng từng kiện với số bạn tự cân trước khi giao, và với số kho Quảng Châu đã báo.
- So kích thước nếu bị tính theo thể tích; hỏi ảnh đo nếu thấy chênh lớn.
- Kiểm đơn giá áp dụng có đúng bảng giá đã báo, đúng nhóm hàng không.
- Liệt kê từng khoản phụ phí, hỏi rõ khoản nào không nằm trong báo giá ban đầu.
- Ghi lại tổng chi phí cho mỗi ký hàng thực tế của lô để so giữa các lô và giữa các đơn vị.
Con số cuối cùng, tổng chi phí vận chuyển chia cho cân nặng thực của hàng, là thước đo đáng tin nhất để so sánh. Nó gộp mọi phụ phí và mọi kiểu quy đổi, nên không bị đánh lừa bởi một đơn giá ký thấp đi kèm nhiều khoản phụ.
Câu hỏi thường gặp
Hệ số quy đổi thể tích thường là bao nhiêu?
Mỗi đơn vị và mỗi loại dịch vụ dùng hệ số riêng, và có thể thay đổi. Không nên dùng một con số đọc ở đâu đó để tính cho đơn vị của mình. Hỏi đơn vị đang dùng hệ số nào, áp cho loại hàng nào, rồi tự tính lại vài kiện mẫu.
Quần áo nén chặt có luôn được tính theo ký không?
Thường là vậy vì quần áo nén có tỷ trọng cao. Nhưng đồ phao, đồ len dày, áo khoác bông nhẹ mà cồng kềnh có thể bị tính theo khối. Đo và cân một kiện thử, tính cả hai cách để biết.
Gửi đi Hà Nội và TP.HCM cước có khác nhau không?
Thường khác, vì hàng về TP.HCM đi thêm chặng Bắc Nam hoặc theo tuyến khác. Một số đơn vị báo giá riêng cho từng điểm nhận. Khi so báo giá, đảm bảo so cùng một điểm nhận và cùng điều kiện giao.
Có nên chọn đơn vị báo giá thấp nhất không?
Chỉ khi tổng chi phí thật, sau khi cộng mọi phụ phí và tính đúng cách quy đổi, vẫn thấp nhất, và các yếu tố khác như thời gian, tỷ lệ hư hỏng, chứng từ, bồi thường đều chấp nhận được. Cước thấp mà hàng hay ướt, hay thiếu thì không rẻ.
Làm sao phân bổ cước vào giá vốn từng món?
Tính cước của từng kiện theo cách đơn vị đã tính, chia cho số món trong kiện. Kiện tính theo khối thì món cồng kềnh gánh nhiều hơn. Cách chia đều theo ký cho cả lô làm món nhỏ gánh hộ món cồng kềnh, dẫn đến định giá lệch.
Cân ở kho Quảng Châu và cân ở Việt Nam lệch nhau thì tin số nào?
Hỏi rõ trước đơn vị tính cước theo cân ở đầu nào. Chênh lệch nhỏ do cân khác nhau là bình thường. Chênh lệch lớn, nhất là cân ở Việt Nam nhẹ hơn nhiều, có thể là dấu hiệu kiện bị rút hàng, cần kiểm ngay.