Chủ shop nhỏ thường đưa hàng Quảng Châu về Việt Nam bằng một trong bốn cách: mang theo hành lý, gửi chuyển phát quốc tế, gửi qua đơn vị vận chuyển gom hàng lẻ, hoặc nhập qua một doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu. Bốn cách khác nhau ở quy mô phù hợp, chi phí, thời gian, nhưng khác nhau nhất ở một điểm ít được hỏi: khi hàng về tới shop, bạn có giấy tờ gì để chứng minh nguồn gốc hợp pháp khi bị kiểm tra.
Bài này so sánh bốn cách ở góc của kiện vài chục đến vài trăm ký, giải thích chứng từ đi kèm mỗi cách, và nói rõ rủi ro của các lời mời "bao trọn", "không cần giấy tờ". Quy trình nhập khẩu chính ngạch chi tiết, so sánh đường biển, đường bộ, đường sắt cho lô lớn thuộc các chủ đề nhập khẩu chuyên sâu, ở đây chỉ nhắc. Mọi thủ tục, thuế, định mức đều theo quy định hiện hành, cần kiểm với cơ quan hải quan.
Bốn cách đưa hàng về, nhìn cạnh nhau
Bảng so sánh theo nguyên lý, không có con số cước hay thời gian cụ thể vì những thứ này thay đổi theo đơn vị, theo mùa và theo năm.
| Cách | Hợp với | Ưu điểm | Điểm cần biết |
|---|---|---|---|
| Mang theo hành lý | Đồ cá nhân, vài mẫu hàng | Nhanh, tự giữ hàng | Hành lý chỉ dành cho đồ dùng cá nhân trong định mức; hàng mang về để bán là hàng hoá, phải khai và làm thủ tục |
| Chuyển phát quốc tế | Kiện nhỏ, mẫu, hàng gấp | Theo dõi được, có chứng từ gửi | Hàng vẫn qua thủ tục hải quan; cước theo kg thường cao với kiện lớn |
| Đơn vị vận chuyển gom hàng lẻ | Kiện vài chục đến vài trăm ký | Cước theo kg, khối hợp với hàng lẻ; nhận tại kho Quảng Châu | Phải hỏi rõ hàng qua biên giới theo cách nào và bạn nhận được chứng từ gì |
| Nhập qua doanh nghiệp làm thủ tục | Lô đủ lớn, hàng có điều kiện, shop cần hoá đơn | Có tờ khai, hoá đơn, chứng từ thuế; bán hợp pháp, công khai | Chi phí, thời gian thủ tục cao hơn; cần chuẩn bị hồ sơ |
Không có cách nào tốt nhất cho mọi lô. Nhiều shop dùng hai cách song song: hàng mẫu, hàng gấp đi chuyển phát hoặc mang theo; hàng chính đi qua đơn vị vận chuyển hoặc doanh nghiệp nhập khẩu.
Một sai lầm hay gặp là chọn cách gửi chỉ bằng cước mỗi ký. Cước chỉ là một phần của chi phí về tay. Cộng thêm phí ở kho, giao nội địa, hàng hỏng, thời gian chờ, và giá trị của việc có hay không có chứng từ khi bán, thứ tự rẻ đắt giữa các cách có thể đảo ngược hẳn.
Mang theo hành lý: ranh giới giữa đồ cá nhân và hàng hoá
Mang hàng theo hành lý trên chuyến về là cách nghe có vẻ đơn giản nhất. Thực tế, quy định về hành lý của người xuất nhập cảnh phân biệt rõ đồ dùng cá nhân trong định mức với hàng hoá mang theo. Hàng mang về để bán, dù chỉ vài chục chiếc áo, là hàng hoá có mục đích thương mại; khi vượt định mức hoặc có dấu hiệu kinh doanh, phải khai báo và làm thủ tục, nộp thuế theo quy định hiện hành.
Cách làm "mỗi người xách một ít, gọi là đồ dùng cá nhân" để mang hàng buôn về là đi đường vòng có rủi ro: hàng có thể bị giữ lại, bị xử lý vi phạm, và dù lọt qua thì shop cũng không có chứng từ chứng minh nguồn gốc khi bán. Với hàng có điều kiện như mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi, rủi ro còn lớn hơn vì hành lý không thay được các thủ tục chuyên ngành.
Hành lý hợp nhất với việc mang vài chiếc mẫu: mẫu để chụp ảnh trước khi hàng chính về, mẫu chuẩn để đối chiếu khi đặt xưởng, mẫu để thử thị trường với số lượng rất nhỏ. Với mẫu, giữ hoá đơn mua và sẵn sàng khai báo nếu được hỏi. Hành lý có giới hạn cân nặng của hãng vận chuyển, và cả chuyện hàng cấm mang lên phương tiện, nên những thứ như pin dự phòng phải theo quy định riêng của hãng.
Gửi qua đơn vị vận chuyển gom hàng lẻ: câu hỏi quyết định
Đây là cách phổ biến nhất với shop nhỏ. Đơn vị vận chuyển nhận hàng ở kho Quảng Châu, gom hàng của nhiều khách, đưa về kho ở Việt Nam, tính cước theo cân nặng hoặc thể tích. Mô hình này tồn tại vì phù hợp với lô hàng lẻ, nhưng cách các đơn vị đưa hàng qua biên giới rất khác nhau.
Hỏi thẳng: hàng của shop được làm thủ tục thế nào? Đơn vị nghiêm túc giải thích được hàng đi theo con đường nào, ai đứng tên làm thủ tục nhập khẩu, thuế được nộp ra sao. Câu trả lời mơ hồ, hoặc kiểu "cứ yên tâm, bao hết" là tín hiệu cần thận trọng.
Hỏi: khi nhận hàng, shop có chứng từ gì? Đây là câu quan trọng nhất. Nếu shop cần chứng minh nguồn gốc hàng, chứng từ phổ biến là hoá đơn do doanh nghiệp đã nhập khẩu xuất cho shop, gắn với lô hàng đã làm thủ tục. Nếu đơn vị vận chuyển không cung cấp được gì ngoài phiếu giao nhận, shop đang cầm hàng mà không chứng minh được nguồn gốc.
Hiểu rủi ro của lời mời "bao thuế". Các gói hứa trọn cước, trọn thuế, không cần giấy tờ thường không đi kèm chứng từ hợp lệ cho người gửi. Khi chuyến hàng bị kiểm tra, hàng có thể bị giữ chung; khi shop bị kiểm tra, không có gì để trình. Rủi ro này thuộc về người bán hàng, không thuộc về người hứa.
Nhập qua doanh nghiệp: con đường có đủ chứng từ
Khi lô hàng đủ lớn, hoặc khi hàng thuộc nhóm có điều kiện như mỹ phẩm, đồ chơi, thực phẩm, nhiều shop chọn nhập qua một doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu. Có hai mô hình: nhập khẩu uỷ thác, trong đó doanh nghiệp đứng ra làm thủ tục thay cho shop theo hợp đồng uỷ thác; hoặc mua lại, trong đó doanh nghiệp nhập về rồi bán lại cho shop kèm hoá đơn.
Với cách này, lô hàng có tờ khai hải quan, được tính và nộp thuế theo quy định hiện hành, được kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện, và shop nhận về hoá đơn. Khi bị kiểm tra, shop trình hoá đơn và chứng từ liên quan là chứng minh được nguồn gốc. Đây cũng là điều kiện để bán công khai trên các kênh đòi hỏi giấy tờ, cung cấp cho khách doanh nghiệp, hay đăng ký bán ở các sàn có kiểm duyệt ngành hàng.
Đổi lại, chi phí cao hơn, thời gian dài hơn, và shop phải cung cấp thông tin hàng chính xác: tên hàng, chất liệu, số lượng, giá trị, xuất xứ, hồ sơ chuyên ngành nếu có. Khai sai thông tin để giảm thuế là vi phạm, và trách nhiệm có thể liên đới. Quy trình chi tiết, thuế suất, mã HS là việc của doanh nghiệp làm thủ tục và cơ quan hải quan; shop nên hỏi rõ phí dịch vụ gồm những gì, chứng từ nhận được là gì, trước khi giao lô hàng.
Chứng từ: thứ phân biệt hàng bán được và hàng nằm im
Khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra cửa hàng hoặc kho, câu hỏi thường gặp là nguồn gốc hàng nhập khẩu. Tuỳ cách đưa hàng về, những giấy tờ sau có thể dùng để trả lời, theo nguyên lý của quy định hiện hành:
- Hoá đơn mua hàng từ doanh nghiệp đã nhập khẩu hoặc từ người bán trong nước có hoá đơn hợp lệ, ghi đúng tên hàng, số lượng.
- Tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế nếu shop có tư cách pháp lý và tự đứng tên nhập khẩu.
- Hợp đồng uỷ thác và chứng từ liên quan nếu nhập qua uỷ thác.
- Giấy tờ chuyên ngành với hàng có điều kiện: công bố mỹ phẩm, hợp quy đồ chơi, tự công bố thực phẩm.
- Nhãn phụ tiếng Việt đúng và đủ trên hàng, khớp với chứng từ.
Hoá đơn mua ở sạp Quảng Châu, phiếu giao nhận của đơn vị vận chuyển, ảnh chụp chuyển khoản chứng minh bạn đã mua hàng ở đâu, nhưng không chứng minh hàng đã được nhập khẩu hợp lệ vào Việt Nam. Hàng không chứng minh được nguồn gốc có thể bị tạm giữ, tịch thu và xử phạt theo quy định hiện hành.
Vì vậy, khi chọn cách đưa hàng về, hãy hỏi ngay từ đầu: lô này về tới shop sẽ có những giấy gì trong danh sách trên. Câu trả lời đó quan trọng không kém con số cước.
Chọn cách đưa hàng về cho từng lô
Một trình tự gợi ý để quyết định cho mỗi lô hàng, thay vì dùng một cách cho mọi thứ:
- Xác định nhóm hàng: hàng thường hay hàng có điều kiện. Hàng có điều kiện thì ưu tiên con đường có thủ tục đầy đủ.
- Xác định quy mô: vài món mẫu, vài chục ký, hay vài trăm ký trở lên.
- Xác định yêu cầu chứng từ của kênh bán: cửa hàng có mặt bằng, sàn thương mại điện tử, khách doanh nghiệp.
- Xác định thời gian: hàng theo mùa cần về đúng lúc, hàng quanh năm có thể chờ.
- Hỏi ít nhất hai đơn vị, quy về cùng một kiện mẫu, so tổng chi phí và chứng từ nhận được.
- Ghi lại kết quả mỗi lô: chi phí thật, thời gian thật, tình trạng hàng, chứng từ. Dùng để chọn cho lô sau.
Shop lớn dần thì tỷ lệ hàng đi qua con đường có chứng từ đầy đủ thường cũng nên tăng dần. Đó là cái giá của việc bán công khai, bán lâu dài và ngủ yên khi có đoàn kiểm tra.
Chuyển phát quốc tế: khi nào đáng dùng
Chuyển phát quốc tế qua các hãng có mạng lưới riêng hoặc qua bưu chính là cách gửi có theo dõi từng kiện, có chứng từ gửi rõ ràng và thường nhanh. Đổi lại, cước tính theo cân nặng hoặc khối lượng quy đổi của từng kiện, nên với kiện lớn, nặng thì chi phí cho mỗi ký thường cao hơn gửi gom hàng lẻ.
Cách này đáng dùng trong vài tình huống: gửi mẫu để chụp ảnh, đăng bán trước khi lô chính về; gửi hàng gấp cho một đơn đã nhận cọc; gửi mẫu chuẩn qua lại với xưởng khi đặt may; gửi hàng giá trị cao, nhẹ, cần theo dõi chặt.
Hàng gửi chuyển phát vẫn qua thủ tục hải quan khi vào Việt Nam. Khai đúng tên hàng, số lượng, giá trị trên chứng từ gửi. Hàng thuộc nhóm có điều kiện, hàng chứa pin, chất lỏng có thể bị từ chối nhận hoặc cần thủ tục riêng; hỏi hãng trước khi gửi.
Câu hỏi thường gặp
Hàng gửi chuyển phát quốc tế có phải nộp thuế không?
Hàng gửi qua chuyển phát vẫn là hàng nhập khẩu, phải qua thủ tục hải quan. Có những quy định riêng cho hàng giá trị thấp gửi qua dịch vụ chuyển phát, nhưng hàng mang mục đích kinh doanh vẫn phải tuân thủ thủ tục tương ứng. Kiểm quy định hiện hành với cơ quan hải quan hoặc đơn vị chuyển phát.
Hộ kinh doanh có tự nhập khẩu được không?
Tư cách nhập khẩu và thủ tục cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp có khác nhau và có thể thay đổi theo quy định. Shop đang là hộ kinh doanh nên hỏi cơ quan hải quan hoặc đơn vị làm thủ tục về điều kiện hiện hành trước khi lên kế hoạch tự đứng tên.
Đơn vị vận chuyển nói xuất được hoá đơn, có đủ không?
Cần hỏi rõ đó là hoá đơn gì: hoá đơn dịch vụ vận chuyển chỉ chứng minh bạn đã trả cước, không chứng minh nguồn gốc hàng. Hoá đơn bán hàng hoá từ doanh nghiệp đã nhập khẩu lô hàng mới có giá trị chứng minh nguồn gốc. Đọc kỹ nội dung trước khi coi là đủ.
Mua hàng ở chợ đầu mối trong nước có cần chứng từ không?
Có. Khi mua hàng nhập khẩu từ người bán trong nước, nên lấy hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ để chứng minh nguồn gốc. Mua ở chợ đầu mối không có chứng từ thì shop gặp rủi ro tương tự như hàng tự mang về không giấy tờ.
Đi nhóm, gộp hàng nhiều người làm một lô có được không?
Gộp lô giúp giảm chi phí, nhưng chứng từ đứng tên ai, hàng của ai cần được rõ ràng từ đầu. Nếu nhập qua doanh nghiệp, mỗi người cần nhận chứng từ cho phần hàng của mình. Thống nhất bằng văn bản trước khi gửi.
Hàng đã về không có chứng từ thì làm gì?
Không có cách hợp thức hoá ngược đơn giản nào. Điều nên làm là rút kinh nghiệm cho lô sau, chuyển sang con đường có chứng từ. Không nên mua hoá đơn khống để hợp thức hoá; đó là vi phạm nghiêm trọng hơn.