Phiếu ghi hàng mà sạp ở chợ sỉ Quảng Châu viết cho bạn là bằng chứng duy nhất về những gì bạn đã đặt, đã trả và còn nợ: mã mẫu, màu, size, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền đã trả. Luôn xin phiếu, đọc lại trước khi trả tiền, chụp ảnh, và đối chiếu mỗi tối. Phiếu sạp là chứng từ giao dịch giữa bạn và sạp; nó chưa phải chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp để bán hàng nhập khẩu ở Việt Nam.
Người đi chợ lần đầu hay bỏ qua phiếu vì vội, vì tin lời hứa miệng, hoặc vì không đọc được chữ Hán viết tay. Đến khi hàng về thiếu vài chục chiếc, không có gì để đối chiếu. Bài này giúp bạn đọc các cột thường gặp trên phiếu, giữ và đối chiếu có hệ thống, và hiểu ranh giới giữa phiếu sạp với chứng từ cần có khi bán hàng ở Việt Nam.
Phiếu sạp trông như thế nào
Phần lớn sạp ở chợ sỉ dùng những cuốn phiếu in sẵn có giấy than hoặc giấy tự in qua, mỗi lần viết ra nhiều liên màu khác nhau: một liên giao khách, một liên sạp giữ, có khi thêm một liên giao kho hoặc người chở hàng. Phiếu thường được gọi là 单 (dān), đầy đủ hơn là 送货单 (sònghuòdān, phiếu giao hàng) hoặc 出货单 (chūhuòdān, phiếu xuất hàng). Câu xin ghi phiếu là 可以开单吗？ (kěyǐ kāi dān ma?).
Một số sạp lớn và showroom in phiếu từ máy tính, có mã vạch, có thông tin sạp đầy đủ. Sạp nhỏ thường viết tay, chữ nhanh, có khi chỉ ghi mã mẫu và con số. Dù kiểu nào, những thông tin cốt lõi bạn cần đều nằm trên đó nếu bạn đọc đúng cột.
Phiếu thường có tên sạp, vị trí hoặc số liên hệ của sạp in sẵn ở đầu. Đây là thông tin quý: nếu bạn quên sạp ở đâu, phiếu là chỗ đầu tiên để tìm lại. Đừng vứt phiếu sau khi đã nhận hàng; giữ ít nhất tới khi hàng đã về, đã kiểm và đã bán được một phần.
Đọc các cột thường gặp trên phiếu
Không phải phiếu nào cũng có đủ các cột dưới đây, và chữ viết tay có thể khác chút. Học nhận mặt những chữ này giúp bạn đọc được phần lớn phiếu ở chợ sỉ.
| Chữ Hán | Phiên âm | Nghĩa trên phiếu |
|---|---|---|
| 日期 | rìqī | Ngày |
| 客户 | kèhù | Khách hàng (tên hoặc ký hiệu của bạn) |
| 款号 | kuǎnhào | Mã mẫu |
| 颜色 | yánsè | Màu |
| 尺码 | chǐmǎ | Size |
| 数量 | shùliàng | Số lượng |
| 单价 | dānjià | Đơn giá |
| 金额 | jīn'é | Thành tiền |
| 合计 | héjì | Cộng, tổng |
| 已付 | yǐfù | Đã trả |
| 欠款 | qiànkuǎn | Còn nợ |
| 定金 | dìngjīn | Tiền cọc |
Mã mẫu là cột quan trọng nhất và cũng hay gây nhầm nhất. Sạp đặt mã theo cách riêng của họ; cùng một chiếc áo, mỗi sạp một mã. Khi chọn hàng, chụp ảnh mẫu kèm nhãn hoặc thẻ treo có mã, để tối về khớp mã trên phiếu với ảnh.
Cột màu đôi khi được ghi bằng chữ viết tắt hoặc số thứ tự màu của sạp. Hỏi lại ngay nếu không chắc, và ghi chú tiếng Việt cạnh đó bằng bút của bạn.
Kiểm phiếu trước khi trả tiền
Phiếu chỉ có giá trị nếu nó đúng. Dành một phút đọc phiếu trước khi trả tiền, theo thứ tự dưới đây.
- Đếm số dòng trên phiếu, khớp với số mẫu bạn đã chọn. Mẫu nào thiếu dòng, hỏi ngay.
- Với từng dòng, kiểm mã mẫu, màu, size, số lượng khớp với những gì đã thống nhất.
- Kiểm đơn giá từng dòng đúng với giá đã chốt trên máy tính.
- Nhân đơn giá với số lượng, cộng tổng; bấm lại máy tính để kiểm phép cộng của sạp.
- Nếu có cọc, kiểm số tiền cọc ghi đúng, phần còn lại ghi đúng.
- Sau khi trả, nhờ ghi đã trả và số tiền trả, ký hoặc đóng dấu nếu sạp có.
- Chụp ảnh phiếu rõ nét, đủ cả tờ, giữ liên giao khách.
Nếu sạp chưa giao hết hàng ngay, mà hẹn giao sau hoặc giao thẳng tới kho gom hàng, phiếu phải thể hiện rõ phần đã giao và phần chưa giao. Đây là chỗ thất thoát hay xảy ra nhất: bạn trả đủ tiền, sạp giao thiếu, không ai nhớ phần thiếu.
Đối chiếu mỗi tối: thói quen cứu cả chuyến hàng
Mỗi tối, về tới chỗ ở, trải tất cả phiếu trong ngày ra, đối chiếu với ba thứ: sổ ghi chép của bạn, ảnh mẫu đã chụp, và lịch sử thanh toán. Mục tiêu là trả lời được ba câu: hôm nay mua gì ở đâu, đã trả bao nhiêu, còn hàng nào chưa nhận.
Nếu hàng đã gom về kho trong ngày, đối chiếu thêm với xác nhận của kho: số kiện, ký hiệu kiện, kiện nào từ sạp nào. Kho thường ghi nhận theo kiện chứ không đếm từng chiếc bên trong, nên phiếu sạp là căn cứ để bạn biết mỗi kiện lẽ ra có gì. Khi hàng về tới Việt Nam và mở kiện, bạn sẽ cần chính những phiếu này để kiểm.
Phát hiện sai lệch trong tối hôm đó, bạn còn thời gian quay lại sạp sáng hôm sau, khi mọi người còn nhớ. Phát hiện ra khi hàng đã về Việt Nam, việc giải quyết khó hơn nhiều: phải nhắn tin, gửi ảnh, chờ phản hồi, và đôi khi phải chấp nhận thiệt.
Một mẹo đơn giản: đánh số thứ tự cho từng phiếu trong ngày, ghi cùng số đó lên ảnh chụp và lên ký hiệu kiện tương ứng. Một con số nối ba thứ lại với nhau giúp việc tra cứu sau này nhanh hơn nhiều.
Ký hiệu kiện và liên kết với phiếu
Ký hiệu riêng của bạn. Trong giới gửi hàng, ký hiệu viết trên kiện thường được gọi là 唛头 (màitóu). Chọn một ký hiệu ngắn, dễ viết, khó trùng, dùng nhất quán cho mọi kiện của bạn.
Ghi ký hiệu lên phiếu. Nhờ sạp ghi ký hiệu của bạn ở ô khách hàng trên phiếu, và viết ký hiệu lên bao hàng khi đóng gói. Như vậy kho và người chở biết kiện này của ai.
Đánh số kiện. Nếu một sạp giao nhiều kiện, đánh số thứ tự từng kiện trên tổng số, kèm ký hiệu. Thiếu một kiện là nhận ra ngay.
Chụp ảnh kiện đã đóng. Ảnh kiện có ký hiệu, số kiện, đặt cạnh phiếu, là bằng chứng nếu kiện bị thất lạc hoặc bị mở trên đường.
Một kiện, một nguồn khi có thể. Đừng trộn hàng của nhiều sạp vào một bao nếu không cần. Khi mở kiện ở Việt Nam, một kiện một sạp giúp bạn đối chiếu với đúng một tờ phiếu, và biết ngay sạp nào giao thiếu, giao lỗi.
Ghi ký hiệu bằng bút không phai. Kiện có thể bị mưa, bị kéo lê trên sàn kho. Ký hiệu viết bằng bút lông dầu to nét ở ít nhất hai mặt bao, cộng một tờ giấy ghi ký hiệu bỏ bên trong bao, phòng khi lớp ngoài bị rách.
Lưu trữ phiếu sau chuyến đi
Sau vài chuyến, phiếu của bạn sẽ thành một xấp dày. Lưu có hệ thống giúp bạn tra lại giá, tìm lại sạp và giải quyết khiếu nại nhanh. Một cách tổ chức đơn giản:
- Bản giấy: mỗi chuyến một phong bì, ghi ngày đi, ngày về. Trong phong bì, phiếu xếp theo ngày, theo thứ tự đã đánh số.
- Bản ảnh: mỗi chuyến một thư mục ảnh, đặt tên ảnh theo số phiếu và tên sạp. Ảnh phiếu, ảnh mẫu, ảnh kiện của cùng một sạp để cạnh nhau.
- Bảng tính: mỗi phiếu một dòng với ngày, sạp, số phiếu, tổng tiền, đã trả, còn nợ, số kiện, ký hiệu kiện, tình trạng nhận hàng. Đây là bảng bạn mở ra khi cần trả lời câu hỏi "lô này mua ở đâu".
- Ghi chú sau kiểm: khi hàng về và kiểm xong, thêm vào dòng của phiếu đó số chiếc lỗi, thiếu, cách đã xử lý với sạp.
- Thời gian giữ: giữ ít nhất tới khi lô hàng đã bán hết và mọi khiếu nại đã đóng; với sạp quen, giữ lâu hơn để so giá giữa các mùa.
Hệ thống này cũng là nền cho việc tính giá vốn về tay và cho sổ sách kinh doanh của shop. Chứng từ kế toán của hộ kinh doanh, doanh nghiệp theo quy định hiện hành là chuyện khác, nên hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế; nhưng một bảng phiếu gọn gàng giúp việc đó dễ hơn nhiều.
Phiếu sạp, hoá đơn và chứng từ để bán hợp pháp ở Việt Nam
Ở Trung Quốc, hoá đơn chính thức gọi là 发票 (fāpiào). Phần lớn sạp nhỏ ở chợ sỉ không xuất loại hoá đơn này cho khách lẻ, hoặc chỉ xuất theo yêu cầu với điều kiện riêng. Phiếu ghi hàng của sạp là chứng từ giao dịch giữa hai bên, dùng để đối chiếu hàng và tiền.
Khi hàng về Việt Nam để kinh doanh, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bạn chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng nhập khẩu. Chứng từ có giá trị cho việc này là chứng từ của quá trình nhập khẩu theo quy định hiện hành, ví dụ chứng từ hải quan khi hàng được nhập khẩu, hoá đơn của doanh nghiệp nhập khẩu hoặc đơn vị bán hàng trong nước cho bạn, không phải tờ phiếu viết tay của sạp ở Quảng Châu.
Vì vậy, khi chọn cách đưa hàng về, hỏi rõ đơn vị vận chuyển hay đơn vị nhập khẩu sẽ cung cấp cho bạn chứng từ gì. Các cách đưa hàng không có chứng từ, hay lời hứa "bao thuế, bao giấy tờ" mà không giải thích được giấy tờ đó là gì, đều có rủi ro khi hàng bị kiểm tra. Bài này không đi sâu vào thủ tục nhập khẩu; nguyên lý là phiếu sạp giúp bạn quản lý hàng, còn chứng từ nhập khẩu giúp bạn bán hàng hợp pháp. Kiểm quy định với cơ quan thuế, hải quan và quản lý thị trường hiện hành.
Ba tình huống về phiếu hay dẫn tới tranh chấp
Phiếu ghi tổng, không ghi chi tiết. Sạp đông khách đôi khi chỉ ghi một dòng tổng số chiếc và tổng tiền. Khi hàng về thiếu một màu, bạn không có gì để chứng minh đã đặt màu đó. Luôn xin ghi từng dòng theo mẫu, màu, size, dù phải chờ thêm vài phút.
Hàng giao bù không có phiếu mới. Sạp hẹn giao bù phần thiếu vào hôm sau, rồi giao thẳng tới kho mà không có phiếu kèm. Kho nhận một kiện không rõ nội dung, bạn không biết đã đủ chưa. Yêu cầu phiếu cho cả lần giao bù, hoặc ghi rõ trên phiếu cũ phần nào giao sau.
Sửa số trên phiếu không ký xác nhận. Số lượng hay giá bị gạch sửa trên phiếu mà không có chữ ký hay ghi chú của sạp dễ bị hiểu khác nhau sau này. Khi có sửa, nhờ người bán ghi lại số mới rõ ràng bên cạnh, chụp ảnh ngay.
Câu hỏi thường gặp
Sạp ở chợ sỉ Quảng Châu có xuất hoá đơn không?
Phần lớn sạp nhỏ chỉ ghi phiếu giao hàng, không xuất hoá đơn chính thức 发票 cho khách lẻ, hoặc chỉ xuất theo yêu cầu với điều kiện riêng. Phiếu là chứng từ giao dịch giữa bạn và sạp, dùng để đối chiếu hàng và tiền.
Phiếu sạp có dùng để chứng minh nguồn gốc hàng khi bán ở Việt Nam được không?
Phiếu sạp chưa đủ. Chứng minh nguồn gốc hàng nhập khẩu cần chứng từ của quá trình nhập khẩu theo quy định hiện hành, như chứng từ hải quan hoặc hoá đơn của doanh nghiệp nhập khẩu. Hỏi đơn vị đưa hàng về sẽ cung cấp giấy tờ gì.
Không đọc được chữ Hán viết tay trên phiếu thì làm sao?
Học nhận mặt các chữ cột thường gặp như mã mẫu, màu, size, số lượng, đơn giá, thành tiền, đã trả. Các con số thì đọc được ngay. Chỗ nào không chắc, hỏi lại chủ sạp và ghi chú tiếng Việt cạnh đó.
Có cần giữ phiếu sau khi hàng đã về không?
Nên giữ ít nhất tới khi hàng đã về, đã kiểm và đã xử lý xong mọi khiếu nại với sạp. Phiếu còn là nơi lưu thông tin liên hệ của sạp và lịch sử giá, hữu ích cho lần đặt sau.
Sạp giao thiếu so với phiếu thì xử lý thế nào?
Đối chiếu sớm, tốt nhất ngay tối hôm đó. Mang phiếu và ảnh quay lại sạp hoặc nhắn tin kèm ảnh phiếu, ảnh kiện. Nêu rõ thiếu mẫu nào, bao nhiêu, và đề nghị giao bù hoặc trừ vào đơn sau.
Ký hiệu kiện hàng nên đặt thế nào?
Ngắn, dễ viết, khó trùng với người khác, dùng nhất quán cho mọi kiện. Nhờ sạp ghi ký hiệu lên phiếu và lên bao, đánh số thứ tự từng kiện trên tổng số để kho và bạn nhận ra ngay khi thiếu.