Không có một con số chung cho thời gian hàng Quảng Châu về Việt Nam, vì đó là tổng của nhiều chặng nối tiếp: từ sạp tới kho Quảng Châu, thời gian chờ đủ chuyến, chặng nội địa Trung Quốc tới biên giới, thủ tục ở cửa khẩu, chặng trong nước tới kho ở Hà Nội hoặc TP.HCM, rồi giao về shop. Mỗi chặng có thể nhanh hay chậm tuỳ mùa, tuỳ cách gửi, tuỳ đơn vị. Cách dự trù chắc chắn nhất là hiểu từng chặng, ghi lại thời gian thật của chính các lô mình gửi, và lập lịch theo kịch bản chậm chứ không theo lời hứa nhanh nhất.
Bài này đi qua từng chặng, chỉ ra những lúc trong năm và những tình huống hay làm hàng chậm, cách theo dõi một lô đang trên đường, và cách lập lịch nhập hàng theo mùa sao cho hàng không về trễ. Không có cam kết thời gian nào ở đây; số ngày thực tế phải lấy từ đơn vị bạn dùng và từ sổ ghi chép của chính shop.
Các chặng của một lô hàng và điều ảnh hưởng tới từng chặng
Bảng dưới đây mô tả các chặng thường gặp với cách gửi qua đơn vị vận chuyển gom hàng lẻ, kiểu phổ biến với shop nhỏ. Cách gửi khác có thể bớt hoặc thêm chặng.
| Chặng | Việc gì xảy ra | Điều làm chặng này dài ra |
|---|---|---|
| Sạp tới kho Quảng Châu | Sạp hoặc người đẩy hàng giao bịch về kho, kho ghi nhận theo mã | Sạp hẹn giao sau, chờ hàng từ xưởng, bịch thiếu mã nằm góc chưa có chủ |
| Chờ đủ và xếp chuyến | Kho gom hàng nhiều khách, đóng lại kiện, chờ lịch xe | Hàng một sạp về trễ giữ cả lô; kho dồn hàng mùa cao điểm |
| Nội địa Trung Quốc tới biên giới | Xe chở từ Quảng Châu lên vùng biên giới phía Bắc Việt Nam | Thời tiết, giao thông, lịch nghỉ lễ |
| Cửa khẩu và thủ tục | Hàng qua biên giới, làm thủ tục theo cách đơn vị đã chọn | Ùn xe mùa cao điểm, kiểm tra hải quan, thay đổi quy định, lô ghép có hàng có vấn đề |
| Trong nước tới kho thành phố | Xe chở từ biên giới về kho Hà Nội, có thể đi tiếp vào TP.HCM | Chặng Bắc Nam dài thêm; bốc xếp lại |
| Kho Việt Nam tới shop | Chủ hàng đến lấy hoặc được giao tiếp | Hẹn lấy, giao nội tỉnh, giao liên tỉnh |
Đơn vị vận chuyển thường báo thời gian cho chặng từ kho Quảng Châu tới kho Việt Nam. Hai chặng hai đầu, sạp tới kho và kho tới shop, nằm ngoài lời báo đó nhưng vẫn tính vào thời gian bạn chờ hàng.
Những lúc trong năm hàng hay chậm
Trước và sau Tết Nguyên đán. Đây là mốc ảnh hưởng mạnh nhất, vì cả Trung Quốc và Việt Nam cùng nghỉ. Trước Tết, sạp, xưởng, kho, xe đều dồn hàng; sau Tết, nhiều nơi nghỉ dài, người lao động về quê, chợ và xưởng mở lại dần. Hàng đặt sát Tết có thể nằm kho qua cả kỳ nghỉ.
Kỳ nghỉ Quốc khánh Trung Quốc đầu tháng Mười, thường được gọi là Tuần lễ vàng, và các ngày lễ khác của Trung Quốc. Nhiều xưởng, kho, đơn vị vận tải nghỉ, lịch xe thưa đi.
Mùa cao điểm cuối năm, khi hàng Tết, hàng đông của cả thị trường dồn về. Kho chật, xe chờ, cửa khẩu đông. Thêm vào đó, các mùa nông sản xuất khẩu qua biên giới phía Bắc đôi khi làm cửa khẩu ùn xe kéo dài.
Mùa mưa bão ở miền Nam Trung Quốc và miền Bắc Việt Nam: đường trơn, sạt lở, xe đi chậm, bốc xếp chậm vì mưa. Đây cũng là mùa hàng dễ bị ướt nhất.
Ngoài lịch năm, còn những thay đổi khó báo trước: kiểm tra chặt hơn ở cửa khẩu trong một giai đoạn, quy định mới về một nhóm hàng, sự cố của chính đơn vị vận chuyển. Những lúc như vậy, đơn vị có thông tin minh bạch sẽ báo sớm; đơn vị không minh bạch chỉ nói "sắp về".
Những tình huống làm một lô cụ thể chậm hơn lô khác
Một sạp giao trễ giữ cả lô. Nếu bạn dặn kho chờ đủ hàng mới xuất, một sạp hẹn giao sau vài ngày kéo cả lô theo. Tách lô hoặc chốt ngày xuất cố định giúp tránh.
Kiện thiếu mã hoặc mã sai. Bịch nằm góc chưa có chủ, phát hiện muộn thì lỡ chuyến. Đối chiếu ngay khi kho báo nhận hàng.
Hàng thuộc nhóm phải khai riêng. Hàng có pin, chất lỏng, hàng có điều kiện có thể phải tách, chờ thủ tục hoặc đi chuyến riêng. Khai từ đầu để kho xếp đúng.
Lô ghép có hàng có vấn đề. Đi chung chuyến với hàng của người khác bị kiểm tra, hàng của bạn có thể chờ theo. Đây là rủi ro của mô hình ghép hàng, giảm được bằng cách chọn đơn vị có quy định rõ về hàng nhận.
Thiếu thông tin khi làm thủ tục. Khi đơn vị cần thông tin hàng hoá, hoá đơn mua, danh sách kiện mà bạn trả lời chậm, lô hàng chờ theo.
Ghi thời gian thật của từng lô để dự trù chính xác
Lời báo thời gian của đơn vị vận chuyển là thông tin tham khảo. Dữ liệu đáng tin nhất là thời gian thật của chính các lô bạn đã gửi. Ghi lại các mốc sau cho mỗi lô:
- Ngày chốt hàng ở sạp cuối cùng của lô.
- Ngày kho Quảng Châu báo nhận đủ hàng.
- Ngày kho báo xuất chuyến.
- Ngày đơn vị báo hàng về kho Việt Nam.
- Ngày hàng về tới shop.
- Ghi chú lý do nếu có chặng chậm bất thường.
Sau năm, sáu lô, bạn có đủ số liệu để thấy thời gian điển hình và thời gian xấu nhất của từng chặng, theo từng mùa. Lập kế hoạch với hàng theo mùa nên dựa vào thời gian xấu nhất đã ghi nhận, cộng thêm một khoảng dự phòng; với hàng quanh năm, dựa vào thời gian điển hình là được.
Số liệu này cũng là cách so sánh các đơn vị vận chuyển công bằng nhất: không phải ai hứa nhanh hơn, mà ai về đúng lời hứa nhiều lần hơn.
Lập lịch nhập hàng theo mùa từ thời gian vận chuyển
Với hàng theo mùa, lịch nhập phải đi ngược từ ngày bán đầu tiên. Ví dụ giả định: shop muốn bắt đầu bán đồ thu đông từ một ngày cố định; thời gian xấu nhất đã ghi nhận cho cả chuỗi từ sạp tới shop vào mùa đó là ba tuần; cần thêm một tuần chụp ảnh, kiểm hàng, lên hàng. Vậy hàng phải chốt ở sạp muộn nhất khoảng bốn tuần trước ngày bán, và chuyến đi Quảng Châu phải diễn ra trước đó.
Nếu mùa bán trùng với một giai đoạn hay chậm, như mùa hàng Tết, cộng thêm dự phòng lớn hơn. Hàng Tết về sau Tết gần như không còn giá trị; hàng về sớm một tuần thì chỉ tốn thêm chút chỗ trong kho.
Một cách chia rủi ro là tách lô: lô đầu nhỏ, đi sớm, gồm những mẫu chắc chắn; lô sau bổ sung khi đã thấy phản hồi của khách. Lô đầu về sớm giúp shop có hàng chụp ảnh, nhận đặt trước, trong khi lô sau còn có thể điều chỉnh.
Đừng quên rằng thời gian vận chuyển chỉ là một phần. Sạp cần thời gian gom hàng, xưởng cần thời gian làm hàng đặt, và chính bạn cần thời gian kiểm, làm nhãn phụ, chụp ảnh. Một lịch nhập chỉ tính chặng xe chạy sẽ luôn trễ.
Theo dõi một lô đang trên đường
Trong thời gian chờ, việc theo dõi giúp phát hiện sớm khi lô chậm bất thường, để kịp báo khách đặt trước hoặc điều chỉnh kế hoạch bán:
- Yêu cầu đơn vị báo ở các mốc chính: đã xuất kho Quảng Châu, đã qua biên giới, đã về kho Việt Nam.
- Nếu quá thời gian điển hình mà chưa có thông tin, hỏi cụ thể lô đang ở chặng nào, vì sao chậm, dự kiến khi nào.
- Lưu lại các câu trả lời và mốc thời gian vào sổ của lô.
- Với khách đặt trước, báo sớm khi có dấu hiệu chậm, đừng đợi tới ngày hẹn mới báo.
- Nếu một đơn vị liên tục không trả lời được lô đang ở đâu, đó là tín hiệu để cân nhắc đổi đơn vị cho lô sau.
Đơn vị vận chuyển không điều khiển được thời tiết hay lịch nghỉ lễ, nhưng điều khiển được việc thông tin cho khách. Sự minh bạch khi chậm thường là thước đo tốt hơn tốc độ khi mọi thứ suôn sẻ.
Với khách đặt trước, một tin nhắn báo chậm kèm ngày dự kiến mới giữ được khách tốt hơn nhiều so với im lặng rồi giao trễ.
Từ kho Hà Nội đi tiếp: TP.HCM và các tỉnh
Phần lớn hàng gom lẻ từ Quảng Châu về qua biên giới phía Bắc, tập kết ở Hà Nội trước. Shop ở Hà Nội và các tỉnh lân cận có lợi thế về thời gian: hàng về kho là gần như tới tay. Shop ở miền Trung, miền Nam phải tính thêm chặng trong nước, có khi do chính đơn vị vận chuyển đảm nhận, có khi phải tự thuê thêm một bên giao hàng.
Khi chặng này do bên thứ ba đảm nhận, hàng của bạn qua thêm một lần bàn giao, thêm một kho, thêm một lần bốc xếp. Rủi ro móp, ướt, thất lạc tăng theo, và khi có sự cố, việc xác định lỗi ở bên nào phức tạp hơn. Cách giảm là yêu cầu đơn vị chính báo giá và chịu trách nhiệm tới tận điểm nhận cuối, hoặc nếu tự thuê, làm thủ tục bàn giao có cân, có ảnh như ở mọi chặng khác.
Một số đơn vị có tuyến thẳng về phía Nam hoặc có kho ở TP.HCM. Khi so thời gian, luôn so cho đúng điểm nhận của shop, không so con số về Hà Nội rồi tự cộng thêm theo cảm tính.
Rút ngắn thời gian chờ bán bằng cách tổ chức lô
Mẫu đi trước bằng cách nhanh. Mang theo hoặc gửi chuyển phát vài chiếc mẫu của mỗi mã để chụp ảnh, đăng bán, nhận đặt trước trong lúc lô chính còn trên đường. Thời gian chờ không còn là thời gian chết.
Lô chủ lực tách khỏi lô phụ. Mã chủ lực, hàng theo mùa đi lô riêng, xuất ngay khi đủ. Mã phụ, hàng chờ xưởng đi lô sau. Lô chủ lực không bị kéo chậm theo sạp giao trễ.
Kiện của hàng gấp đóng riêng. Nếu có đơn khách đặt trước, đóng kiện riêng ghi chú để khi về tới kho Việt Nam được lấy trước, không phải đợi tháo cả lô.
Chuẩn bị nhãn phụ, ảnh, mô tả từ khi hàng còn trên đường. Mọi việc không cần hàng thật đều làm trước. Hàng về là kiểm và lên kệ, không phải bắt đầu từ con số không.
Câu hỏi thường gặp
Có cách nào đảm bảo hàng về đúng hẹn không?
Không có cách đảm bảo tuyệt đối, vì nhiều chặng phụ thuộc yếu tố ngoài tầm kiểm soát. Cách giảm rủi ro là đặt sớm, có dự phòng, tách lô quan trọng, chọn đơn vị có lịch sử về đúng hẹn trong sổ ghi chép của bạn, và hạn chế hàng phải khai riêng trong lô gấp.
Hàng về TP.HCM có lâu hơn Hà Nội không?
Thường lâu hơn vì thêm chặng từ miền Bắc vào miền Nam hoặc đi tuyến khác. Một số đơn vị có tuyến riêng cho phía Nam. Hỏi thời gian cho đúng điểm nhận của shop và ghi lại thời gian thật để so sánh.
Gửi trước Tết bao lâu thì an toàn?
Không có con số cố định, phụ thuộc lịch nghỉ cụ thể của năm đó ở cả hai nước và lịch của đơn vị vận chuyển. Hỏi đơn vị ngày nhận hàng cuối cùng trước Tết và ngày hoạt động lại sau Tết, rồi lùi thêm một khoảng dự phòng.
Lô hàng bị kẹt ở cửa khẩu thì shop làm được gì?
Shop thường không trực tiếp làm việc ở cửa khẩu khi gửi qua đơn vị vận chuyển. Việc làm được là hỏi đơn vị lý do cụ thể, cung cấp ngay thông tin, chứng từ được yêu cầu, và báo khách đặt trước. Nếu lý do liên quan đến hàng của chính shop, sửa ngay ở lô sau.
Chuyển phát nhanh có nhanh hơn gom hàng lẻ không?
Thường nhanh và ổn định hơn vì có mạng lưới riêng và theo dõi từng kiện, nhưng cước cao hơn với kiện lớn. Hợp với mẫu, hàng gấp, hàng nhẹ giá trị cao; không hợp với kiện quần áo vài chục ký.