Trước khi chuyển khoản đầu tiên cho người đánh hàng hộ ở Quảng Châu, bạn cần câu trả lời rõ cho sáu nhóm câu hỏi: họ là ai và ở đâu, tiền được tính và giữ thế nào, hàng được chọn và kiểm ra sao, hàng về Việt Nam theo hình thức nào, giấy tờ bạn nhận được gì, và khi sai thì ai chịu. Câu trả lời nên được ghi lại thành một thoả thuận ngắn, có thể chỉ là một tin nhắn dài được hai bên xác nhận.
Bài này đưa ra danh sách câu hỏi cụ thể theo từng nhóm, một khung thoả thuận có thể dùng ngay, và cách đọc câu trả lời: câu nào là dấu hiệu tốt, câu nào là né. Mục đích không phải để làm khó người làm hộ; bên làm nghề nghiêm túc thường trả lời trôi chảy vì họ đã nghe những câu này nhiều lần.
Nhóm 1: họ là ai, làm việc ở đâu
Người nhận tiền của bạn phải là người có thể tìm lại được. Những câu hỏi đầu tiên nhắm vào điều đó:
- Anh chị làm việc này với tư cách cá nhân hay có cơ sở kinh doanh? Nếu có, tên đăng ký là gì, ở Việt Nam hay ở Trung Quốc?
- Kho nhận hàng ở Quảng Châu ở khu nào? Có thể gửi vị trí và video kho không?
- Ở Việt Nam, hàng về kho nào, ai chịu trách nhiệm ở đó, có đến trực tiếp được không?
- Đã làm cho những loại shop nào, bao lâu? Có thể cho liên hệ một khách cũ để hỏi không?
- Tài khoản nhận tiền đứng tên ai? Tên đó có trùng với người hoặc cơ sở đang nói chuyện với shop không?
Câu cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Tài khoản nhận tiền đứng tên một người không liên quan, hoặc mỗi lần một tên khác, là dấu hiệu bạn khó đòi được tiền khi có chuyện. Chấp nhận một lời giải thích hợp lý (ví dụ tài khoản của chủ cơ sở), nhưng ghi lại và giữ nguyên tên đó cho mọi lần chuyển sau.
Nhóm 2: tiền được tính và giữ thế nào
Phần này để tránh những phát sinh sau khi tiền đã đi. Bài riêng về phí đánh hàng hộ trong chuyên mục giải thích kỹ từng khoản; ở đây là câu hỏi cần đặt ra:
- Phí dịch vụ tính theo phần trăm, theo món hay theo đơn? Phần trăm của cái gì?
- Tỷ giá quy đổi lấy theo đâu, chốt vào lúc nào: lúc chuyển tiền hay lúc trả sạp?
- Những khoản nào chưa có trong báo giá: kiểm, đóng gói, lưu kho, đổi trả, phụ phí mùa cao điểm?
- Tiền hàng trả trước toàn bộ hay cọc một phần? Nếu sạp hết hàng thì tiền thừa được hoàn hay giữ lại cho đơn sau?
- Có gửi được ảnh phiếu ghi hàng của sạp hoặc ảnh giao dịch trả sạp không?
Tiền thừa là chuyện xảy ra thường xuyên vì sạp hết màu, hết size. Nhiều người làm hộ giữ lại làm "số dư" cho đơn sau, điều đó tiện nhưng nên có sổ đối chiếu chung. Số dư không ghi lại ở đâu là số dư dễ bị quên.
Nhóm 3: hàng được chọn và kiểm ra sao
Đây là nhóm quyết định chất lượng lô hàng, và cũng là nhóm hay được trả lời qua loa nhất.
- Khi shop gửi ảnh mẫu, anh chị tìm sạp thế nào? Có gửi video hàng thật trước khi trả tiền không?
- Kiểm ở mức nào: chỉ đếm, kiểm ngoại quan từng món, hay kiểm theo tiêu chí riêng của shop? Mỗi mức tính phí ra sao?
- Phát hiện lỗi ở kho thì xử lý thế nào: đổi với sạp, trả lại, hay hỏi ý shop trước?
- Sạp hết màu, hết size thì làm gì: báo lại, chờ, hay thay mẫu khác?
- Hàng được đóng thế nào: túi riêng theo mẫu, có tách theo size không?
Ghi rõ quy ước "hết màu thì báo, không tự thay" ngay từ đầu. Người làm hộ có thiện chí thường tự thay để đủ số, nghĩ rằng giúp bạn; nhưng với shop có khách đặt trước theo màu, một màu thay sai là một đơn khách huỷ.
Nhóm 4 và 5: vận chuyển và chứng từ
Hai nhóm này gắn với nhau vì hình thức đưa hàng về quyết định giấy tờ bạn có trong tay khi bán.
- Hàng về Việt Nam theo hình thức nào? Ai đứng tên nhập khẩu?
- Shop nhận được những chứng từ gì để chứng minh nguồn gốc hàng khi bán, khi bị kiểm tra?
- Cước tính theo cân hay thể tích, quy đổi thế nào? Có mức tối thiểu mỗi lần gửi không?
- Thời gian thường mất là bao lâu, mùa cao điểm thì sao?
- Kiện hàng có được bảo hiểm hoặc bồi thường khi mất, hỏng không? Mức bồi thường tính thế nào?
- Những nhóm hàng nào không nhận chở hoặc phải có giấy tờ riêng (mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện)?
Nếu câu trả lời cho câu hỏi về chứng từ là "không cần đâu", "bên em lo hết", hãy dừng ở đó. Hàng nhập để kinh doanh cần chứng từ chứng minh nguồn gốc theo quy định hiện hành; không có giấy tờ, rủi ro khi bị kiểm tra nằm hoàn toàn ở phía người bán, tức là bạn. Chuyên mục kiểm hàng và gửi hàng của trang có bài riêng về các cách đưa hàng về và rủi ro của từng cách.
Nhóm 6: khi sai thì ai chịu
Nhóm câu hỏi này nghe có vẻ bi quan, nhưng chính nó phân biệt bên làm nghề lâu với bên mới vào. Hỏi cụ thể từng tình huống: thiếu hàng so với phiếu sạp; sai mẫu, sai màu do người làm hộ lấy nhầm; lỗi đường may phát hiện ở Việt Nam; kiện bị ướt, rách, mất trên đường; hàng bị giữ ở cửa khẩu.
Với mỗi tình huống, hỏi ba điều: báo trong bao lâu thì được xử lý, cần bằng chứng gì (video mở kiện, ảnh lỗi, biên bản), và hình thức xử lý là gì (đổi hàng, hoàn tiền, trừ vào đơn sau). Ghi lại từng câu trả lời.
Câu trả lời tốt thường có giới hạn rõ ràng, ví dụ "lỗi do lấy nhầm thì bên em chịu, lỗi đường may thì bên em đổi giúp với sạp nhưng phí đi lại shop chịu, mất kiện thì bồi thường theo cách tính của bên vận chuyển". Câu trả lời kiểu "có gì bên em chịu hết" nghe dễ chịu nhưng không dùng được, vì khi có chuyện thật, "hết" sẽ được hiểu theo cách của người nói.
Cuối cùng, hỏi một câu về chính bạn: khi shop đổi ý, huỷ đơn sau khi đã chốt với sạp, phí tính thế nào. Biết luật chơi của cả hai phía làm thoả thuận công bằng hơn và người làm hộ cũng tin bạn hơn.
Khung thoả thuận có thể dùng ngay
Không cần văn bản pháp lý dài. Một thoả thuận ngắn, hai bên xác nhận bằng tin nhắn hoặc ký, gồm các mục sau là đủ để làm việc và để đối chiếu khi có tranh chấp:
- Hai bên: tên, cơ sở (nếu có), cách liên lạc chính, tài khoản nhận tiền.
- Phạm vi việc: mua hộ, kiểm (ghi mức), đóng gói, gom, vận chuyển, thủ tục, giao tới đâu.
- Cách tính phí: từng khoản, cách quy đổi tiền, khoản phát sinh và điều kiện phát sinh.
- Trình tự một đơn: shop gửi đơn, bên làm hộ xác nhận và báo giá, shop chuyển tiền, gửi ảnh ở các mốc.
- Quy ước khi hết hàng: báo lại, không tự thay; tiền thừa xử lý thế nào.
- Hình thức nhập và chứng từ: ai đứng tên nhập, shop nhận giấy tờ gì.
- Xử lý thiếu–sai–lỗi–mất: thời hạn báo, bằng chứng, hình thức bồi thường.
- Huỷ đơn và chấm dứt: phí khi shop huỷ, cách thanh toán dứt điểm khi ngừng hợp tác.
Thoả thuận càng cụ thể càng ít phải dùng tới. Phần lớn rắc rối giữa shop và người làm hộ không đến từ gian dối mà từ hai bên hiểu khác nhau về một việc chưa ai nói ra.
Những câu nên hỏi lại sau vài đơn
Bộ câu hỏi trên dùng cho lần đầu. Sau vài đơn, quan hệ đã có dữ liệu thật, và có những câu chỉ đặt ra được lúc này. Hỏi lại định kỳ, chẳng hạn mỗi đầu mùa, giúp phát hiện sớm những thay đổi mà người làm hộ không chủ động báo.
Câu thứ nhất: cách tính phí có thay đổi không. Phí vận chuyển và tỷ giá thay đổi theo thời gian; người làm hộ có thể áp mức mới mà không thông báo, vì với họ đó là chuyện bình thường của thị trường. So hoá đơn ba đơn gần nhất với báo giá ban đầu, chỗ nào lệch thì hỏi.
Câu thứ hai: người làm việc trực tiếp với đơn của bạn có đổi không. Nhóm có kho thường luân chuyển nhân viên; người đi chợ mới chưa quen sạp của bạn, chưa quen tiêu chuẩn kiểm của bạn. Một đợt tăng lỗi bất thường hay bắt đầu từ đây.
Câu thứ ba: hình thức đưa hàng về và chứng từ có giữ nguyên không. Có bên đổi tuyến hoặc đổi đối tác vận chuyển vì lý do giá, kéo theo thay đổi giấy tờ bạn nhận. Hỏi thẳng và yêu cầu báo trước mỗi lần thay đổi.
Câu thứ tư dành cho chính shop: nhu cầu của mình có đổi không. Shop lớn lên có thể cần kiểm kỹ hơn, cần chứng từ đầy đủ hơn để bán trên các kênh đòi hỏi giấy tờ, cần đặt may theo mẫu riêng. Thoả thuận cũ có thể không còn vừa.
Đọc câu trả lời: dấu hiệu tốt và dấu hiệu né
Tốt: trả lời có giới hạn. Nói rõ việc gì làm, việc gì không, chi phí nào chưa gồm. Người biết giới hạn của mình thường làm đúng phần mình nhận.
Tốt: tự đưa ra quy trình. Chưa cần hỏi đã gửi bảng phí, mẫu đơn, quy trình xử lý lỗi. Đó là dấu hiệu họ làm việc này có hệ thống.
Né: chuyển chủ đề sang giá. Hỏi về chứng từ, trả lời bằng "bên em giá tốt". Hỏi về lỗi, trả lời bằng "chưa khách nào phàn nàn".
Né: hứa không giới hạn. "Bao hết", "lo hết", "không bao giờ mất hàng". Không ai trong nghề này hứa được điều đó.
Né: trả lời khác nhau cho cùng một câu. Hỏi lại cùng một điều ở hai thời điểm, ví dụ cách tính cước, mà nhận hai câu trả lời khác nhau. Có thể do người trả lời không nắm việc, có thể do họ trả lời theo điều bạn muốn nghe. Cả hai đều đáng lo.
Né: thúc chuyển tiền trước khi trả lời xong. Ép thời gian bằng "giá chỉ giữ hôm nay" khi bạn còn đang hỏi điều kiện. Bên nghiêm túc không mất gì khi chờ bạn hỏi xong.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ký hợp đồng giấy với người đánh hàng hộ không?
Không bắt buộc với đơn nhỏ, nhưng nên có thoả thuận bằng văn bản, kể cả dưới dạng tin nhắn dài được hai bên xác nhận. Với giá trị lớn hoặc hợp tác lâu dài, hợp đồng có chữ ký giúp việc đòi quyền lợi rõ ràng hơn.
Người làm hộ không muốn trả lời câu hỏi về chứng từ thì sao?
Đó là lý do đủ để không gửi hàng. Hàng nhập để bán cần chứng minh được nguồn gốc theo quy định hiện hành; người bán là người chịu rủi ro khi bị kiểm tra, không phải người làm hộ.
Hỏi nhiều quá có làm người làm hộ ngại nhận đơn?
Bên làm nghề lâu thường quen và trả lời nhanh vì đã có sẵn quy trình. Nếu một bên khó chịu khi được hỏi những điều căn bản về tiền, hàng và lỗi, đó là thông tin có ích cho bạn.
Có nên xin liên hệ khách cũ của người làm hộ?
Nên, nếu họ đồng ý. Hỏi khách cũ về những lần có lỗi và cách bên làm hộ xử lý, vì lúc mọi việc suôn sẻ thì ai cũng làm tốt; khác biệt chỉ lộ ra khi có chuyện.
Tiền thừa khi sạp hết hàng nên để lại hay đòi hoàn?
Tuỳ nhịp đặt hàng. Shop đặt đều có thể để lại làm số dư, miễn có sổ đối chiếu chung. Shop đặt thưa nên đòi hoàn sau mỗi đơn để tránh số dư bị quên hoặc tranh cãi về sau.
Thoả thuận bằng tin nhắn có giá trị không?
Tin nhắn thể hiện ý chí hai bên là một dạng chứng cứ, nhưng giá trị khi tranh chấp tuỳ hoàn cảnh và cơ quan giải quyết. Lưu đầy đủ, không xoá, và nên có một bản tóm tắt điều khoản được hai bên xác nhận rõ ràng.