Văn phòng phẩm và quà tặng là nhóm hàng ngoài thời trang dễ bắt đầu nhất khi đánh hàng Quảng Châu, vì phần lớn món chỉ cần nhãn hàng hoá và chứng từ nguồn gốc, hàng nhẹ, không hạn dùng. Điểm khó nằm ở chỗ khác: hàng sống theo mùa, đặt trễ vài tuần là lỡ cả mùa, và đồ dùng cho học sinh nhỏ tuổi chạm vào vùng an toàn trẻ em nên phải kiểm kỹ hơn bình thường.
Khu Nhất Đức Lộ và các trung tâm sỉ quanh đó ở quận Việt Tú thường được chủ shop Việt nhắc tới khi tìm văn phòng phẩm, quà tặng, đồ trang trí nhỏ; tên trung tâm và vị trí sạp thay đổi theo năm nên cần kiểm lại trước chuyến đi. Bài này tập trung vào phần quyết định lãi lỗ: lịch đặt hàng ngược từ mùa bán, cách kiểm từng nhóm văn phòng phẩm, ranh giới khi một món "văn phòng phẩm" thực chất là đồ chơi, và những điều cần biết khi đặt quà in theo yêu cầu.
Lịch đặt hàng ngược từ mùa bán
Hàng theo mùa phải về tới kho trước khi khách bắt đầu tìm mua, không phải khi mùa đã đến. Cách lập lịch là đi ngược từ ngày bán đầu tiên, trừ dần các khâu. Thời gian từng khâu khác nhau theo cách gửi hàng và theo năm, nên dưới đây chỉ là khung tư duy, tự điền số của shop mình.
| Mùa bán | Nhóm hàng thường gắn với mùa | Khi nào nên chốt mẫu |
|---|---|---|
| Tựu trường | Bút, vở, hộp bút, balo nhỏ, nhãn vở, dụng cụ vẽ | Trước mùa hè, để còn thời gian làm nhãn phụ và kiểm hàng |
| Trung thu | Đèn lồng, đồ trang trí, hộp quà, giấy gói | Sớm hơn nhiều người nghĩ, vì mùa ngắn và hàng về trễ là bỏ |
| Ngày Nhà giáo, ngày Phụ nữ | Thiệp trơn, hộp quà, hoa giả nhỏ, sổ tay, bút quà tặng | Gộp chung với đợt hàng Trung thu nếu được |
| Giáng sinh, năm mới | Đồ trang trí, quà nhỏ, giấy gói, hộp, túi quà | Từ cuối mùa hè, vì xưởng bên kia cũng đang chạy đơn cho nhiều thị trường |
| Tết Nguyên đán | Bao lì xì trơn, hộp quà, giấy gói, đồ trang trí | Cần tính thêm việc nhiều xưởng, kho, đơn vị vận chuyển nghỉ dài quanh Tết |
Mẹo lập lịch: lấy ngày bán đầu tiên, trừ thời gian chụp ảnh và lên hàng, trừ thời gian vận chuyển theo cách gửi đã chọn cộng dự phòng chậm, trừ thời gian xưởng làm hàng nếu là hàng đặt, trừ thời gian chốt mẫu. Ngày còn lại là hạn chót phải có mặt ở chợ hoặc phải đặt từ xa.
Vì sao hàng theo mùa dễ lỗ hơn hàng quanh năm
Văn phòng phẩm thông thường như bút bi, kẹp giấy, băng keo bán được quanh năm, tồn kho chậm thì vẫn bán dần. Hàng theo mùa thì khác: đèn lồng Trung thu còn lại sau rằm tháng Tám gần như chỉ còn cách cất một năm, với rủi ro mốc, phai màu, lỗi mốt. Hộp quà Noel còn sau Giáng sinh bán giảm sâu mà vẫn ít người hỏi.
Vì vậy với hàng theo mùa, sai lầm hay gặp nhất là lấy quá nhiều mẫu, mỗi mẫu một ít, rồi phát hiện ra vài mẫu bán hết sau vài ngày còn lại tồn. Cách khôn hơn là tách hai lớp: lớp nền gồm vài mẫu cơ bản, màu trung tính, dùng lại được năm sau, lấy đủ sâu; và lớp thử gồm vài mẫu theo trào lưu, lấy mỏng, chấp nhận bán hết hoặc xả.
Một điểm nữa: nhiều món quà tặng theo mùa có in chữ, in năm, in con giáp. Món in năm cụ thể chỉ sống được đúng một mùa. Ưu tiên mẫu không in năm cho lớp nền, để phần tồn còn bán được mùa sau.
Hàng theo mùa cũng đặt áp lực lên khâu vận chuyển: lô hàng về trễ một tuần trong mùa Trung thu có thể mất một nửa thời gian bán. Khi chọn cách gửi, với hàng theo mùa nên ưu tiên sự chắc chắn về thời gian hơn là cước thấp.
Kiểm lô từng nhóm văn phòng phẩm
Bút các loại. Lấy ngẫu nhiên vài cây trong hộp, viết thử trên giấy thường. Bút bi khô mực, bút gel ra mực đứt đoạn, bút dạ quang nhoè là lỗi hay gặp với hàng đã để lâu. Xem nắp có khít, lò xo bấm có nhạy.
Vở, sổ, giấy. Lật gáy xem keo, chỉ khâu có chắc; giấy có bị ố, lốm đốm, quá mỏng thấm mực sang trang sau không. Đếm số trang so với ghi trên bìa ở vài cuốn ngẫu nhiên.
Hộp bút, túi đựng. Kéo khoá vài lần, xem đường may, ngửi mùi nhựa của túi trong. Hộp bút nhựa xem bản lề có gãy không khi mở đóng liên tục.
Kéo, dao rọc giấy, compa. Đồ có lưỡi sắc dành cho học sinh cần kiểm đầu kéo bo tròn hay nhọn, khoá lưỡi dao có chắc. Đây là chỗ văn phòng phẩm chạm vùng an toàn trẻ em.
Màu vẽ, sáp màu, đất nặn. Màu cho trẻ nhỏ dễ bị trẻ đưa vào miệng. Hỏi thông tin thành phần, thử nghiệm an toàn của xưởng; màu có mùi dung môi gắt nên bỏ qua.
Khi "văn phòng phẩm" thực chất là đồ chơi
Ở chợ sỉ có rất nhiều món nằm lưng chừng giữa văn phòng phẩm và đồ chơi: tẩy hình đồ ăn có mùi thơm, bút kèm đồ chơi ở đầu, hộp bút có nam châm, sổ tay có khoá mật mã phát nhạc, slime trong lọ bày chung kệ với bút. Với trẻ em, những món này được chơi nhiều hơn được dùng.
Nguyên lý quản lý dựa vào việc sản phẩm được thiết kế và bày bán cho ai, dùng vào việc gì. Một chiếc tẩy hình chiếc bánh có mùi thơm dễ bị trẻ nhỏ nhầm là đồ ăn, cho vào miệng; món kèm pin cúc áo, nam châm nhỏ mang đúng các mối nguy của đồ chơi. Với những món này, nên áp dụng cách nhìn và cách kiểm của đồ chơi trẻ em, kể cả lớp thủ tục hợp quy nếu chúng được xác định là đồ chơi.
Ngoài ra, theo nguyên lý của quy định hiện hành, một số đồ dùng học tập cho học sinh có yêu cầu kỹ thuật riêng. Trước khi lấy số lượng lớn các món dành cho học sinh tiểu học, nên kiểm lại danh mục và yêu cầu áp dụng cho đúng loại hàng.
Một nguyên tắc dễ nhớ: món nào làm ra để trẻ dưới mười tuổi cầm chơi nhiều hơn cầm học, kiểm nó như đồ chơi.
Quà tặng in theo yêu cầu: đặt xưởng ở Quảng Châu
Nhiều shop nhận đơn quà tặng doanh nghiệp, quà sự kiện như sổ in logo, bút khắc tên, túi vải in hình, cốc in chữ. Đặt xưởng in ở Quảng Châu có thể hợp lý với đơn số lượng lớn, nhưng cần nắm các điểm sau:
- Số lượng tối thiểu: xưởng in thường có mức tối thiểu cho mỗi mẫu và mỗi màu in. Hỏi rõ mức này trước khi báo khách.
- File thiết kế: gửi file vector, ghi rõ mã màu, kích thước vùng in. Xưởng thường gửi bản mô phỏng; đọc kỹ từng chi tiết, vì lỗi chính tả tiếng Việt trên hàng in là lỗi xưởng không phát hiện được.
- Mẫu thật trước khi chạy lô: với đơn lớn, xin một mẫu thật hoặc ảnh, video của mẫu dưới ánh sáng tự nhiên để kiểm màu in. Màu trên màn hình và màu in thật thường lệch.
- Logo và hình là của khách: chỉ in logo, hình ảnh mà khách có quyền sử dụng. Không nhận in nhãn hiệu, nhân vật của bên thứ ba khi không có giấy phép.
- Thời gian: cộng thời gian làm mẫu, sửa mẫu, chạy lô, vận chuyển và dự phòng. Đơn quà sự kiện có ngày cố định, trễ là mất đơn.
- Kiểm lô khi nhận: đếm số lượng, soi vị trí in có lệch, mực có bong khi cào nhẹ, chữ có nhoè không. Chụp ảnh lỗi ngay để làm việc với xưởng.
Với đơn nhỏ, gấp hoặc cần sửa nhiều lần, in trong nước thường hợp lý hơn vì dễ gặp mặt, dễ sửa và không mất thời gian vận chuyển. Đặt xưởng xa chỉ có lợi khi số lượng đủ lớn và thời gian đủ rộng.
Hàng mang hình nhân vật và câu chữ nổi tiếng
Văn phòng phẩm, quà tặng in hình nhân vật hoạt hình, logo câu lạc bộ thể thao, hình ban nhạc, câu khẩu hiệu của thương hiệu lớn bày rất nhiều ở chợ sỉ. Phần lớn không phải hàng có giấy phép. Bán những món này mang rủi ro vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, bị gỡ tin trên sàn, bị tịch thu khi kiểm tra.
Rủi ro này thường bị đánh giá thấp vì từng món có giá trị nhỏ. Nhưng shop văn phòng phẩm bán theo số lượng, một lô vở in nhân vật có thể lên tới vài trăm cuốn. Khi bị xử lý, toàn bộ lô chịu chung số phận.
Thay vào đó, các dòng thiết kế riêng của xưởng, hoạ tiết hoa lá, động vật, hình học, màu trơn ít rủi ro hơn và có thể gắn với phong cách riêng của shop. Khách tìm văn phòng phẩm đẹp thường quan tâm tổng thể màu sắc, chất giấy, cảm giác cầm nhiều hơn là một nhân vật cụ thể.
Nếu khách quen đặt riêng hàng có hình nhân vật, giải thích rõ lý do không nhận. Phần lớn khách chấp nhận khi được gợi ý một mẫu thay thế phù hợp.
Những câu nên hỏi sạp văn phòng phẩm, quà tặng
Sạp văn phòng phẩm ở chợ sỉ thường bán cả hàng có sẵn lẫn hàng nhận đặt. Hỏi đủ các câu sau giúp tránh phần lớn bất ngờ khi hàng về:
- Mẫu này là hàng có sẵn trong kho hay phải đặt xưởng làm? Nếu đặt thì bao lâu có hàng?
- Một hộp, một thùng gồm bao nhiêu cái, có chia màu, chia mẫu đều trong thùng hay mỗi thùng một màu?
- Số lượng tối thiểu cho mỗi mẫu, mỗi màu là bao nhiêu? Có được lấy trộn mẫu trong cùng một thùng không?
- Đặt lại cùng mẫu vào mùa sau có còn không, hay đây là hàng chạy một đợt rồi thôi?
- Hàng dành cho học sinh nhỏ có thông tin thành phần, kết quả thử nghiệm của xưởng không?
- Nếu thùng về bị thiếu, sai màu, lỗi in thì xử lý thế nào, đổi hay trừ tiền ở lần lấy sau?
Ghi câu trả lời ngay vào phiếu hoặc sổ, kèm ảnh mẫu và mã sạp. Văn phòng phẩm có rất nhiều mẫu na ná nhau, ba ngày sau nhìn ảnh lại sẽ khó nhớ món nào của sạp nào, giá nào, điều kiện nào.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng phẩm từ Quảng Châu có cần nhãn phụ tiếng Việt không?
Có. Hàng nhập khẩu bán tại Việt Nam cần nhãn có các nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt như tên hàng, xuất xứ, tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm. Văn phòng phẩm thường ít lớp thủ tục, nhưng phần nhãn hàng hoá thì không miễn.
Mua văn phòng phẩm theo hộp nguyên hay theo cái lẻ thì tốt hơn?
Hộp nguyên giúp đếm nhanh, bảo quản tốt, ít trầy xước khi gửi. Mua lẻ phù hợp khi thử mẫu. Với hàng bán chạy, mua theo hộp nguyên và kiểm ngẫu nhiên vài hộp; với mẫu thử, mua lẻ vài cái mỗi mẫu để xem phản hồi trước.
Hàng giấy có sợ ẩm khi vận chuyển không?
Rất sợ. Giấy hút ẩm sẽ cong, ố, dính trang, bìa phồng. Đóng thùng carton có lót túi ni lông bên trong, cho gói hút ẩm, tránh đóng bao tải mềm. Khi nhận hàng, mở ngay và kiểm thùng ở đáy, nơi dễ đọng nước nhất.
Có nên nhận đơn quà tặng doanh nghiệp đặt xưởng in ở Quảng Châu ngay lần đầu?
Lần đầu nên nhận đơn có thời gian rộng và khách hiểu rằng có khâu làm mẫu. Tự thử một đơn nhỏ của chính shop trước để biết xưởng làm việc thế nào, màu in ra sao, thời gian thực tế bao lâu, rồi mới nhận đơn có ngày giao cố định.
Đồ dùng học sinh mang hình con vật đáng yêu có bị coi là đồ chơi không?
Hình trang trí không tự biến món hàng thành đồ chơi. Điều quyết định là món đó được làm ra để làm gì và có chức năng chơi hay không. Một chiếc bút có hình con mèo vẫn là bút; một chiếc bút có con mèo tháo rời, phát nhạc thì nên kiểm như đồ chơi.
Hàng theo mùa còn tồn thì xử lý thế nào?
Phân loại hàng còn dùng được mùa sau và hàng có in năm. Hàng còn dùng được thì đóng gói chống ẩm, ghi danh sách, cất kho. Hàng in năm thì xả sớm ngay sau mùa khi khách còn nhu cầu, thay vì để đến khi hết hẳn người hỏi.