Một đơn quần áo Quảng Châu đặt từ xa đi qua năm chặng: chọn và chốt với sạp, trả tiền, sạp giao cho kho gom ở Quảng Châu, kho kiểm–đóng kiện–gửi về Việt Nam, rồi bạn nhận, kiểm, đối soát. Mỗi chặng có một người chịu trách nhiệm khác nhau, và hầu hết rắc rối xảy ra ở chỗ nối giữa hai chặng: sạp nói đã giao, kho nói chưa nhận; kho nói đủ, bạn đếm thiếu.
Bài này dành cho chủ shop muốn đặt hàng Quảng Châu đều đặn mà không đi. Nội dung là chín bước của một đơn, chặng nào hay chậm, mỗi khâu giữ giấy tờ gì, cách dựng một bảng theo dõi đơn đơn giản, và cách đóng một đơn cho gọn trước khi mở đơn sau.
Hàng đi qua tay những ai
Hình dung đơn hàng như một chuyến tiếp sức. Người chạy đầu là chủ sạp: giữ hàng, đóng túi theo đơn, giao tới địa chỉ nhận trong thành phố. Người chạy thứ hai là đầu mối nhận ở Quảng Châu, có thể là kho gom của đơn vị vận chuyển, người đánh hàng hộ, hoặc cả hai: họ ký nhận túi hàng của sạp, đếm, có khi kiểm sơ, rồi gom nhiều túi của bạn thành kiện. Người chạy thứ ba là đơn vị vận chuyển đưa kiện về Việt Nam và lo thủ tục tại cửa khẩu theo hình thức đã thoả thuận. Người chạy cuối là bạn, hoặc người giao hàng chặng cuối mang kiện tới shop.
Mỗi lần trao tay là một lần có thể mất dấu. Túi hàng của sạp thường chỉ ghi tên người nhận bằng tay; kho gom một ngày nhận hàng trăm túi; kiện hàng về Việt Nam đi chung với hàng của nhiều người khác. Vì vậy quy trình tốt không phải quy trình nhiều bước, mà là quy trình mà ở mỗi lần trao tay có một bằng chứng: ảnh, số lượng, chữ ký, tin nhắn xác nhận.
Cũng cần nói rõ ai chịu gì. Sạp chịu trách nhiệm hàng đúng mẫu, đủ số khi giao cho đầu mối. Đầu mối chịu trách nhiệm từ lúc ký nhận tới lúc giao kiện cho vận chuyển, trong phạm vi việc đã nhận làm (đếm, kiểm hay chỉ nhận). Đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm kiện hàng trên đường theo điều kiện đã thoả thuận. Viết ra phạm vi này ngay từ đầu giúp mọi khiếu nại về sau có địa chỉ.
Chín bước của một đơn đặt từ xa
Thứ tự dưới đây áp dụng được cho cả khi bạn tự nhắn sạp lẫn khi thuê người đánh hàng hộ; khác nhau chỉ ở chỗ ai làm bước 2 đến bước 4.
- Lên danh sách cần nhập. Xuất phát từ số bán thật: mẫu nào hết, size nào thiếu, màu nào khách hỏi. Đơn đặt theo cảm hứng xem ảnh là đơn dễ tồn nhất.
- Chọn mẫu và xin ảnh chụp thực. Video tay cầm, cận đường may, số đo từng size.
- Chốt đơn bằng một tin nhắn có cấu trúc. Mã, màu, size, số lượng từng ô, đơn giá, tổng tiền, hàng sẵn hay chờ, ngày giao cho đầu mối, quy ước khi hết màu.
- Trả tiền hoặc cọc qua kênh có lưu vết. Ghi mã đơn trong nội dung chuyển, gửi ảnh giao dịch vào hội thoại.
- Báo trước cho đầu mối nhận. Gửi bản chốt đơn để họ biết sẽ nhận gì từ sạp nào, bao nhiêu món.
- Đầu mối nhận, đếm, chụp. Yêu cầu ảnh túi hàng còn nguyên và ảnh hàng đã trải ra theo màu–size.
- Đóng kiện và ghi ký hiệu. Mỗi kiện một mã riêng của bạn, ghi số kiện trên tổng số kiện, cân và đo kích thước.
- Vận chuyển về Việt Nam. Lưu số vận đơn hoặc mã kiện, ngày xuất kho, hình thức vận chuyển và chứng từ đi kèm.
- Nhận, kiểm, đối soát. Quay video mở kiện, đếm theo bản chốt đơn, ghi lệch, thanh toán phần còn lại cho các bên.
Đơn vừa đặt mà bạn không trả lời được ngay "đơn này đang ở bước mấy" thì quy trình đang hở. Lý do của bảng theo dõi ở phần sau chính là để trả lời câu đó trong mười giây.
Mốc thời gian: đơn hay chậm ở đâu
Không có thời gian chuẩn cho một đơn, vì nó phụ thuộc hàng sẵn hay chờ, mùa đông khách hay vắng, hình thức vận chuyển. Điều có ích hơn là biết khâu nào hay kéo dài và vì sao, để hẹn với khách của mình cho thật.
| Khâu | Việc chính | Thường chậm vì |
|---|---|---|
| Chốt đơn | Hỏi mẫu, xin video, thống nhất giá | Sạp bận giờ chợ, trả lời tin nhắn ngoài giờ; hỏi qua lại vì tin nhắn mơ hồ |
| Sạp giao cho đầu mối | Gom hàng, đóng túi, chở tới kho | Hàng chờ xưởng; thiếu màu phải đợi; mùa cao điểm trước Tết và đầu mùa thu đông |
| Kiểm và đóng kiện | Đếm, kiểm, gom nhiều sạp thành kiện | Đợi đủ hàng của tất cả các sạp trong cùng đơn mới đóng |
| Vận chuyển và thủ tục | Đưa kiện về Việt Nam, làm thủ tục theo hình thức đã chọn | Ùn hàng ở cửa khẩu mùa cao điểm, thiếu chứng từ, kiểm tra hàng |
| Chặng cuối | Từ kho Việt Nam tới shop | Giao nhầm, kiện tách đoàn, hẹn giờ nhận |
Khâu dễ bị coi nhẹ nhất là "đợi đủ hàng mới đóng". Một đơn lấy ở năm sạp, chỉ cần một sạp trễ là cả bốn sạp kia nằm chờ trong kho. Nếu cần hàng gấp, thoả thuận trước với đầu mối: sạp nào trễ quá một mốc thì đóng phần đã đủ đi trước.
Một mốc nữa nằm ngoài tầm kiểm soát của mọi bên: các kỳ nghỉ dài ở Trung Quốc, nhất là Tết Nguyên đán, khi chợ, xưởng và kho gần như dừng. Đặt hàng cho Tết phải xong trước kỳ nghỉ đó một khoảng đủ dài.
Giấy tờ mỗi khâu: thứ cần giữ lại
Shop nhỏ hay giữ quá ít, rồi đến lúc lệch tiền hay bị hỏi nguồn gốc hàng thì không còn gì. Danh sách tối thiểu cho mỗi đơn:
- Bản chốt đơn với sạp và tin nhắn sạp xác nhận, kèm ảnh mẫu đánh số.
- Chứng từ trả tiền cho sạp và cho đầu mối: ảnh giao dịch, ngày, số tiền, nội dung.
- Phiếu hoặc ảnh ghi hàng của sạp: nhiều sạp viết tay một tờ ghi mẫu–số lượng–tiền bỏ vào túi hàng; nhờ đầu mối chụp lại.
- Ảnh đầu mối gửi khi nhận và khi đóng kiện: túi nguyên, hàng trải ra, kiện đã dán, cân nặng.
- Phiếu gửi hàng, mã kiện của đơn vị vận chuyển và các chứng từ về hình thức đưa hàng vào Việt Nam mà bên vận chuyển cung cấp.
- Video mở kiện và biên bản lệch nếu có thiếu, sai, lỗi.
- Hoá đơn hoặc chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng khi bán ra, theo quy định hiện hành với hình thức nhập mà bạn đã chọn.
Gộp tất cả vào một thư mục theo mã đơn. Một năm sau, khi cần chứng minh lô áo khoác đang treo trong shop từ đâu ra, bạn mở đúng thư mục đó thay vì lục lại hàng nghìn tin nhắn.
Theo dõi đơn bằng một bảng tính đơn giản
Shop đặt hàng đều đặn sẽ luôn có vài đơn chồng lên nhau: đơn này đang chờ xưởng, đơn kia đang trên đường, đơn khác đã về nhưng chưa đối soát. Không cần phần mềm; một bảng tính với mỗi dòng là một đơn là đủ, miễn là cập nhật mỗi khi có tin.
Các cột nên có: mã đơn của bạn; sạp (tên bạn tự đặt); ngày chốt; số món đặt; tổng tiền hàng; đã trả bao nhiêu; ngày sạp hẹn giao; ngày đầu mối nhận thật; số món đầu mối đếm được; mã kiện; ngày xuất kho Quảng Châu; ngày nhận ở shop; số món bạn đếm; lệch bao nhiêu và lý do; trạng thái (chờ sạp, ở kho, trên đường, đã nhận, đã đối soát).
Hai cột đáng giá nhất là "ngày hẹn" và "ngày thật". Sau vài tháng, cột chênh lệch cho bạn biết sạp nào hay trễ, mùa nào hay ùn, hình thức vận chuyển nào đều hơn. Đó là dữ liệu của riêng shop bạn, chính xác hơn mọi lời truyền miệng.
Bảng này cũng giúp tránh một lỗi rất hay gặp: trả tiền hai lần cho cùng một đơn, hoặc quên trả phần còn lại cho sạp tốt rồi mất mối. Khi cột "đã trả" và "tổng tiền" không khớp, dòng đó tự hiện lên mỗi lần bạn mở bảng.
Những chỗ quy trình hay vỡ và cách chặn trước
Sạp giao nhầm người nhận. Kho gom nhận hàng của rất nhiều khách. Khi báo địa chỉ cho sạp, kèm một ký hiệu riêng của bạn để sạp ghi lên túi; báo trước ký hiệu đó cho đầu mối.
Đầu mối "nhận đủ" mà không đếm. Nhiều nơi chỉ nhận túi, không mở. Nếu bạn cần đếm hoặc kiểm, phải thoả thuận và trả cho việc đó; đừng mặc định là có.
Kiện bị tách đoàn. Đơn nhiều kiện có thể về hai đợt. Ghi rõ "kiện 1/3, 2/3, 3/3" và đối chiếu khi nhận; thiếu kiện thì báo ngay trong ngày.
Đổi hình thức vận chuyển giữa chừng. Có bên đổi tuyến hoặc gộp hàng khác để kịp chuyến. Mọi thay đổi ảnh hưởng thời gian, chi phí và chứng từ phải được báo và bạn đồng ý bằng tin nhắn.
Hàng về nhưng tiền chưa đối soát. Bán hết lô rồi mới phát hiện mình trả thừa hoặc còn nợ là chuyện thường. Đối soát trong vòng vài ngày sau khi nhận, lúc mọi tin nhắn còn mới.
Đóng một đơn cho gọn trước khi mở đơn sau
Một đơn chỉ thật sự kết thúc khi ba thứ khớp: số món bạn đặt, số món bạn nhận được, số tiền bạn đã trả cho từng bên. Lệch ở đâu thì ghi lý do và cách xử lý: sạp bù đơn sau, đầu mối hoàn tiền, đơn vị vận chuyển bồi thường, hay bạn chấp nhận mất. Ghi xong mới chuyển trạng thái sang "đã đối soát".
Tiếp theo là tính giá vốn thật của từng món trong lô: tiền hàng cộng phần chia của phí dịch vụ, phí kiểm, đóng gói, vận chuyển, chi phí chuyển tiền, rồi chia cho số món bán được chứ không phải số món đặt. Ví dụ giả định: đặt 100 món nhưng 4 món lỗi không bán được giá, thì giá vốn mỗi món tốt cao hơn mức bạn tính lúc đặt. Con số này mới là cơ sở để định giá bán và để so lần sau đặt chỗ khác có lợi hơn không.
Cuối cùng, viết hai ba dòng ghi chú cho đơn sau: mẫu nào vải khác video, size nào chạy nhỏ, sạp nào phản hồi nhanh khi có lỗi. Shop nhỏ không có phòng mua hàng; cuốn sổ ghi chú đó là bộ nhớ của phòng mua hàng.
Câu hỏi thường gặp
Một đơn đặt từ xa thường mất bao lâu?
Không có con số chung. Thời gian phụ thuộc hàng có sẵn hay phải chờ xưởng, số sạp trong một đơn, mùa đông khách hay vắng và hình thức vận chuyển. Theo dõi ngày hẹn và ngày thật của vài đơn đầu sẽ cho bạn con số đúng với tình hình của shop mình.
Có cần thuê người kiểm hàng ở Quảng Châu không?
Nếu đơn lấy ở sạp mới hoặc giá trị lớn, kiểm sơ tại kho giúp phát hiện sai màu, thiếu size trước khi hàng đi xa. Với sạp quen và đơn nhỏ, nhiều shop chỉ yêu cầu đếm và chụp ảnh. Quan trọng là thoả thuận rõ phạm vi kiểm.
Nên đóng một kiện hay nhiều kiện?
Tuỳ khối lượng và cách vận chuyển. Nhiều kiện nhỏ dễ bốc xếp, giảm rủi ro hỏng cả lô, nhưng dễ tách đoàn. Dù cách nào, mỗi kiện cần ký hiệu riêng và số thứ tự trên tổng số kiện.
Nếu sạp đã giao mà kho nói chưa nhận thì làm sao?
Hỏi sạp ảnh hoặc phiếu giao có chữ ký, giờ giao, người nhận. Gửi cho kho để tra theo ký hiệu túi. Phần lớn trường hợp là túi nằm lẫn trong kho do ghi ký hiệu không rõ.
Có nên đặt nhiều sạp trong một đơn?
Có lợi về chi phí vận chuyển vì gom chung kiện, nhưng đơn bị kéo theo sạp chậm nhất. Thoả thuận trước với đầu mối mốc tối đa chờ đợi, quá mốc thì đóng phần đã đủ đi trước.